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はじめに

変化の速い情報化社会、デジタル関連の提言や情報が多い中、変化の本質を見極め人の意識と組織の構造改革が必須と言える。どのような対処が必要なのかを「思案」している状態は理解しつつも「止まっている訳にはいかない」。

既存の人や組織の仕組みを変革に導く道筋を求める時、ユーザー自身が実行でき、持続可能な技法・ツールが必要である。

活動の推進管理点はアウトプット

ここに提案する「技法」と「ツール」は、堅実な成果を創出し、期待に応えられる実績を上げた時、納得感が自然に活動意欲を高め、目標成果に結びついてより高い成果を得る事を実現できるものである。
その実績データが、目で見て分かる姿で確認でき納得感を高め一過性に終わる事がない変革活動に貢献する。

1.業務の改善から生産性向上を図るVM技法

<課題の解決と成果>
1.少子化による人手不足に貢献 ➡ 人材創出と新戦力化
2.高齢者の再活用に貢献 ➡ カン・コツ・ノウハウの活用とVM法習得による管理力向上
3.デジタル技術の活用で、変革と生産性向上 ➡ VM法はユーザー主体で推進出来る

  • DXの推進 ➡ 業務の効率化活動がベース
    • 活動ポイントは、「効率化活動」と「ニューノーマルの発掘」 ➡ 新仕組みづくり
    • 効率的活動で業務のシンプル化と変革の基盤づくり ➡ 電子マニュアル化で威力発揮
  • RPAの推進➡自動化で人材不足解消
    • 活動ポイントは、「投資対効果」を明確にして業務の自動化➡成果とVM力育成
  • リモートワークの推進➡効果の上がるアウトプット評価法成果測定
    • 活動ポイントは、「単位業務と作業の定量化➡アウトプットの評価法

2.ニューノーマル(新常識)構築には鉄則がある

<効率化・有効性・質の向上が鉄則>
どんな進め方が成果を上げるか
●業務が目で見てわかる(機能・プロセス・定量)状態把握、分析、改善する
●すべての部門に存在する「業務情報」を共通語にして、情報の発生(起点)から完了(終点)のトータル機能処理の「効率化」「有効性」「質」のレベル向上が全社最適化につながり 「真の生産性向上」に寄与できる活動にする。

3.変革の進め方の「6つの」活動管理点

<業務機能とデータに視点>
1.活動アウトプット(業務の機能とデータ)で評価ができる
・これらのアウトプットは、特許に基づいた技法とツールによって信頼性が保証される。「業務プロセスの可視化法及びチャート作成システム」は実践活動から生まれた略称で平成22年には特許を取得し、国際的調査を経てグローバルに活用できるVM技術のベースになって、多くの成果を上げている。

2.活動ステップ順に6つのアウトプットを提示する
・業務の現状を「把握」する。
・毎日最短1か月間記録する。
・PC、スマートフォンからでも記録可能(スマートフォン版は2021年12月リリース予定)
・現状を「ありのままに」記入する。

3.業務記録表を基にSチャート(ストレートチャート)を作成する。
・情報処理のステップを「目で見て分かる」状態に作り出す。

4.Sチャートから業務機能の体系表(一次~四次の階層化)が、業務を管理状態にする事が出来る
・単位業務のインプット及びアウトプット別に価値測定できる。

4.改善提案書事例(現状と改善後の比較データ)

  • 管理点5は2つに分かれる。
  • 業務の整理が出来る。
  • 目で見てわかる改善着眼点
  • 効果が確実
  • 改善前と改善後のチャートの比較で、違いが一目瞭然
  • 時間、コストの定量効果が分かる

5.活動進捗管理表の事例

  • 個人別の活動進捗をまとめた表で、成果を確認できる。
  • 毎月1回、関係者が集まってディスカッションし、より活動の成果に注目する。
  • このような結果は、活動対象者に、必ずマンツーマンのカウンセルが行われ全員が計画値を意識した成果を出せるよう努力する。

6.業務管理点マニュアルの効果

新しい情報化社会に登場してきたDX、RPA、リモートワークの3大トレンドを動かす。
ベースになるのは「業務管理点マニュアル=電子マニュアル」である。
シンプルな画面の中に①~⑯の必要な情報が詰まっている。
①ドキュメント ②プロセス ③スキル ④管理点 ⑤難易度 ⑥入出力 ⑦時間 ⑧役割分担 ⑨担当者 ⑩業務名 ⑪業務の目的 ⑫頻度 ⑬部署 ⑭納期 ⑮タイミング ⑯コード

7.RPA化の可能性を検証する

・RPA化の便益は90%自動化
 現状の業務情報の分析結果表から業務の自動化は堅実に推進に向かう。

8.業務の多能化O.J.Tを実現する

  1. 業務のオフに注目(徹底したスキル向上の機会創出法)
  2. 業務のピーク時に目を向けるとともに、オフの活用で人は多能化OJTの推進
  3. 業務管理点マニュアルで企業における永遠の課題(やりたくても出来なかった事)を解決する

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