皆さんは、普段会議にどれくらいの時間を費やしていますか？
おそらく、すぐに「〇時間」と答えられる方は少ないかと思います。それもそのはず、会議に費やしている平均時間は、なんと年間で159.1時間だそうです。
出所：スリーエム ジャパン株式会社 会議についての調査
しかし、会議に時間を取られたくないと思う反面、仕方がないと受け容れている方も多くいらっしゃると思います。
この記事では、そのようなお悩みを抱えている方に対して、解決の糸口となる考え方を伝授いたします。
①会議の時間について
まずは、時間の観点から考えてみましょう。
皆さんの会社では、会議毎の開始時刻と終了時刻が予め決定されていますか？
特に、突発的な会議が開かれた時は、ついついダラダラと話し合いをしてしまい、長丁場の会議になる可能性が高いです。
この場合、議長となる方は会議の冒頭で「〇時まで行います」と宣言する癖をつけてみてください。
終了時間が明確になることで参加者全員が会議に集中するため、質の高い会議となり、良い解決策を見出すことができます。
②会議の頻度について
次に、頻度の観点から考えてみましょう。
1会議あたりの時間は短くとも回数が多ければ、結果的にかかる負荷は同じになります。
この場合、「本当に必要な会議のみ出席できているか」を振り返ってみてください。
会議に参加しても発言はせずに聴講するだけで終わっている、担当者同士で決議できるのに出席しているといったパターンが多く見受けられます。
この機会に一度、出席すべき会議を見極めてみてはいかがでしょうか。
③会議の事前準備について
今度は、事前準備の観点から考えてみましょう。
読者の皆様は、会議の事前準備にどれくらいの時間をかけられていますか？
事前準備で時間がかかりやすい事例の１つに、設営パターンが明確になっていないケースがあります。
この場合、「設営の準備が少なくて済むレイアウト」にしておくことで、事前準備における負荷が減ります。
④会議の発表内容について
さらに、発表内容の観点から考えてみましょう。
これは、発表者の方の伝え方に関わる部分のお話となります。
…会議でご自身が発表される際、発表資料をそのまま読み上げていませんか？発表資料を読み上げるとなると、本題に入って話し合う時間が少なくなります。
この場合、事前に発表資料を送付して、参加者の方々に内容を把握していただいた状態で会議に出席してもらうことが重要です。
そうすることで、発表にかかる時間が減るだけでなく、話し合いの時間を有意義に使うことが可能になります。
⑤会議の参加者について
最後に、会議の参加者の観点から考えてみましょう。
会議に招集されて出席してみたものの、
「この会議、うちの部門から複数名参加する必要があるのか？」
「この会議、〇〇さんが参加していたらな・・・」と思ったことはありませんか？
…そのように感じられた方、ぜひこれからもその気づきを大切にしてください。潜在意識に違和感を感じる部分に業務改善のヒントが隠されていることが多いのです。
さて、このケースでは、会議の参加者が習慣的に引き継がれていることが問題です。
この場合、適切な方が参加しているか、また適切な人数で参加しているか（本当に必要な方は参加しているか）を考えてみてください。
会議の参加人数が必要以上に多ければ、それだけ決議に時間がかかる可能性も高くなります。
会議に1人だけ参加していれば問題がなかったという事例もありますので、自部門での参加者、人数を今一度見直してみてはいかがでしょうか。
おわりに
以上、「なぜ、会議に時間を取られてしまうのか」について、その理由と簡単にできる対処法をお伝えさせていただきました。
会議の時間・頻度・事前準備・内容・参加者の選定……今回ご紹介した内容について該当するものがありましたら、１つでもいいので、まずは改善してみることをオススメします。
