日本経済団体連合会が2017年7月18日に発表した「2017年労働時間等実態調査集計結果」によると、長時間労働につながりやすい職場慣行として、以下が挙げられていました。

業務の属人化(27.3%)
時間管理意識の低さ(21.7%)
業務効率の悪さ(18.5%)

「この業務を行うことができる人材が自分以外にいないため、分担をして効率化を図ることができない」
「Aさんに聞かないとわからないけれど、Aさんは外出中のため、Aさんが帰社するのを待たないといけない」
「Bさんが退職することになったが、マニュアルがないため引継ぎに時間がかかる」

等々、業務の属人化のために業務が停滞するケースは多々あります。
今回は、長時間労働の原因となる、業務の属人化をどうやって改善していけばいいのかをご紹介します。

なぜ業務の属人化が発生してしまうのか

まず、なぜ業務の属人化が発生してしまうのか、その原因を考えてみましょう。
ざっと思いつくだけでも、以下が挙げられます。

①多忙
担当者が多忙のため、マニュアル化の時間がとれない。
「自分でやった方が早い」と判断し、他者を教育する余裕がない。

②地位の保守
自身の仕事を他者に奪われるのではないか、という恐怖感のために、知識の共有化を行わない。

③セクショナリズム・縦割り組織
縄張り意識が強いため、他者が困っていても「これは自分の仕事ではない」と見て見ぬふりをする。

では、これらを打破するにはどうしたらいいのでしょうか。

HIT.s法で業務の可視化・改善、共有化を

なにはともあれ、ブラックボックス化されてしまっている業務を可視化するところからはじめましょう。
「誰がどのような業務をどのような手順で行っているのか」、「その業務にどれくらいの時間がかかっているのか」、「どこがムダなのか、どうしたら効率的にできるのか」を明らかにすることによって、業務のムダを改善し、効率化を行うことができます。

HIT.s法では、「Sチャート」と呼ばれるチャート化図法によって、業務の可視化・改善を行います。このSチャートは、そのままマニュアルとしても活用が可能です。つまり、業務改善によって浮いた時間とマニュアル化されたSチャートを活用することによって、他者の教育を行うことができます(「①多忙」の打破)。

同じ業務を複数人が違うやり方で行っていた場合、最も効率的な方法に統一(「チャンピオン業務化」と呼びます)することによって、効率化が行えると同時に、チャンピオン業務の持ち主の評価につなげることができます。これによって、知識の共有化におけるハードルを下げることができます(「②地位の保守」の打破)。

全ての業務を可視化・改善し、マニュアルを共有することによって、人材の多能化育成が行えます。これによって、全部署の業務を全人員が行えるようになり、部署ごとに繁忙の波がある場合において、部署間で応援の行き来を行うことができます(「③セクショナリズム・縦割り組織」の打破)。

このように、HIT.s法を取り入れることで、業務の属人化の原因を打破し、改善することができます。

※HIT.s法の詳細については、「HIT.s法ってどんな手法?|改善出来る理由を徹底解説」において説明しております。ぜひご一読ください。

HIT.s法ってどんな手法?|改善出来る理由を徹底解説

最後に

いかがでしたか。
今回は、多くの職場で悩みの種になっている、業務の属人化について、その改善手法としてHIT.s法をご紹介しました。
可視経営協会の研修では、より時間をかけて、実習も交えながらHIT.s法について学ぶ事が出来ます。ぜひ一度お申込みください。
また、HIT.sツールにつきましては、システム科学のHPでもご紹介しております。ツールについての詳しい情報をお求めの方は、システム科学のHPにお越しください。

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