チャートを作るうえで、皆さんがよく戸惑われるものが、記号ごとの作業量の入れ方です。
ここでは作業量の入れ方をおさらいしましょう。

一番早くできる時間を入力

研修で、”一番早くできる時間”・”30分以内を目安。とお伝えしていますが、いかがでしょうか?
よくあるケースとしては、転記作業の後のチェックにおいて、間違いがなかった場合の作業のみが書かれており、間違いがあったときの作業がまるまる漏れてしまっていることがあります。

ここで、よくあるお話ですが、”一番早くできる時間”=異常対応がない時ではありません。HIT.sはありのままの姿を書いていただく活動になります。業務全体が一番早くできる時間ではなく、作業単体が一番早くできる時間です。

支援を行っていると、「チャート上では書いてないんですけど…実は…」というお話をいただくことがあります。HIT.sではその「実は…」の作業可視化が重要です。

異常対応をなくすことを考えることは改善を考えていくうえで非常に重要になります。

平均しない

HIT.sの各作業記号ごとに入力する作業量ですが、その業務全体における頻度でご記入されていませんか?業務全体における頻度とすると、月や週、日にてバラツキが発生している場合に「だいたい…」「平均して…」と言いながら、作業量を入力されていませんか?

HIT.s活動は、過去1年の実績をもとにSチャートにしていきます。実績値をもとにできるだけ正確に入力するようにしましょう。

単位は自由に考えよう

上記で、平均しない。と、ご説明しましたが具体的にどのように行うのかをここでご説明します。

たとえば、人事部の方のお仕事だった場合、人を扱うお仕事になりますので、処理する人数によって処理時間はばらつくかと思います。そこで、単位を回ではなく人で考えてみましょう。
同様に、経理部の場合には処理する枚数や一行当たりの入力時間などといった形で、考えていく事でより正確に入力していきます。

例えば、
月 1 回 5分と記述していたものを、月 100 回(行)20秒などと細かく入力していく事ができることで、時間の精度がより高くなります。
20秒と5分。どちらの方が精度よく計れるかは明瞭ですよね。
HIT.sの作業量は秒まで細かく入力させるのはこのためです。

HIT.s活動は一度作ったら終了ではありません。何度も何度もブラッシュアップ・改善を積み重ねてそれぞれの企業オンリーワンの業務マニュアルとしていきます。時間がおかしいなと思った時は一度、その業務を開いて確認してみましょう。