従来人の手で行っていたルーチンワークをロボットが自動で処理するRPA。昨今、様々な企業で導入が進み話題となっている一方、導入したものの改善効果が弱い、運用が上手く行かない等の失敗談も絶えません。
なぜRPA導入で失敗してしまうのか。それは「業務の把握が出来ていない事」に原因があります。人が作業してきた工程をロボットに移し替えるだけで改善が出来るRPAなら、現時点での業務手順さえ把握出来ていれば問題なく運用出来るように思えますが、RPAの運用には意外な落とし穴があります。
どうすれば失敗しないRPA導入が出来るのか、また、効果を最大化する為には何が必要なのか。Hit法の視点も交えつつご紹介したいと思います。
RPAの特徴をまず理解する事が必要
RPAには「得意な事」と「苦手な事」があります。
例えば、何かを転記する作業の場合、転記する項目と転記先を正確に指定しておけば、RPAはミスをする事もなく正確に書き写してくれます。
一方で、RPAは「臨機応変な対応」を苦手としています。例えば、転記作業をさせる時に「転記する項目を間違えて指定してしまった」場合、人であれば転記元と転記先の不整合に気が付いて「この指示は間違っているのではないか」という判断が出来ますが、RPAの場合には判断をする事が出来ない為、誤った指示の通りに作業をしまいます。これがRPAの苦手な事であり、リスクにも繋がってしまうポイントです。
RPAが抱えるリスク
先述の通り、RPAは「臨機応変な対応」を苦手としています。その為、誤った手順を指示された場合や、従来使っていたファイルの形式が変わっている場合でも自分で気が付くという事が出来ません。トラブルを防止する為には、業務手順やファイルのフォーマットを変更した場合に都度RPAの処理内容も変更していく必要があります。
業務の把握がされていないままRPAを導入してしまうと、必然的にRPAの管理も曖昧になりやすく「誰が何の目的で作成し」「どんな処理をしているのか」「どんな権限を持っているのか」が誰にも分からないRPAが生じやすくなってしまいます。これが、多くの導入企業が頭を悩ませている「野良ロボット」問題です。
RPAは指示された作業内容を最短で処理する一方、その作業の速さ故にミスをしてしまった場合の影響範囲が大きくなってしまう事があります。非常に便利なRPAですが、適切な管理を行わないと個人情報漏洩などの重大なトラブルに繋がってしまう危険性もあります。
RPAを導入する前に業務の把握と最適化を
RPAのメンテナンスを容易にする為にも、RPAの導入効果を最大限発揮する為にも、業務の内容手順をしっかり把握し最適化しておく事が必要です。業務の把握が出来ている事でRPA化可能な業務を探しやすくなる事に加え、「どの業務のどの工程をRPAが行っているのか」も把握する事が出来る為、RPAの運用管理もしっかり行えるようになります。また、RPAは何かしらのエラーで停止してしまう事もある為、「何を処理する為のRPAなのか」という「目的」だけでなく、「どのような手順の処理を行っているのか」という「処理内容」も把握しておくと万が一への備えにもなります。そして、業務の最適化がされているとRPAが処理にかける時間も短縮する事が出来る為、効率を最大限にする事が出来るうえ、潜在的なリスクを排除する事も可能になります。ただRPAを導入するだけではなく、事前にしっかりとした基盤を作成しておく事がRPAで効率化を実現する為の秘訣です。
しかし、すべての業務とRPAの情報を手で管理しようとすると、管理ファイルのメンテナンス等でかなりの手間がかかってしまいます。さらに、サーバー内に管理用のファイルを置いて運用する場合、誤って削除や上書きをしてしまう、メンテナンスされなくなってしまう等のリスクも。RPAを導入したにも関わらず、自動化による効果よりも管理にかかる時間が増えてしまっては本末転倒です。
HitWebでRPAを推進
システム科学で提供しているHitWebは、RPA導入の前さばきから運用まで幅広くサポート出来る機能を搭載しています。可視化が可能なSチャートによる業務内容の把握、改善提案書を用いた業務手順の最適化とRPA導入効果の事前検証、業務管理点マニュアルで万が一の際でも人がすぐに対応できるようなバックアップ情報も作成可能。また、HitWebで作成するSチャートは、記号を選んで作業内容を入力するだけで誰でも簡単に作成が出来るので、RPAの処理内容を示したチャートのメンテナンスも短時間で行う事が出来、手間がかかりません。
作業単位で細かく業務を把握するHitWebだからこそ、RPAのリスク対策や管理を正確に行う事が出来、ひいてはRPAの効果を最大限発揮する事が出来ます。
日本の人事部では、RPAの前さばきの無料講座もご用意しております。
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