日常の中で、業務の可視化・改善活動をしよう!と思うタイミングはどんなタイミングでしょうか。「今は忙しいから、繁忙期を過ぎてから…」とお考えではないでしょうか?ですが、実は忙しい時期だからこそ改善活動をしていただきたいのです。今回は、忙しい時期だからこそ見つけられる改善ポイントについて解説いたします。

忙しさの原因は!?

そもそも、業務が忙しい原因はどこにあるのでしょうか。これを追及することが、改善の第一歩になります。回ってくる帳票の数が多いのか、使う帳票が今どの部署にあるのか分からないのか、帳票の作成に時間が取られているのか、それとも捺印待ちに時間が取られているのか等々…、今行っている業務の中にある、ご自身が忙しいな、面倒だな、大変だなとおもう作業をありのままに可視化してみると、忙しさの原因となる問題点が浮かび上がってきます。

チャート化すれば原因が一目で分かる

では、HIT.s法で業務を可視化するとどのように忙しさの原因が明らかになるか簡単に紹介いたします。業務をチャート化をする際に、HIT.s法では、

  1. 作業を表す記号
  2. 作業ごとの有効工数
  3. 作業ごとの発生頻度

を入力し、業務のプロセスと年間作業工数を可視化します。さらに、作業を表す記号の中にはムダの着眼点となる記号が数種類用意してあるので、業務を正しく可視化することが出来れば自然と「業務の中のどの作業に時間がかかっているのか」「手戻り、やり直しが発生しているのはどの作業か」「改善できる作業はどこか」などの業務中の忙しさの原因が見えてくるのです

さらに、過去一年間に行っているすべての業務を可視化することで自分が何種類の業務を抱えていて、合計何時間かかっているか明らかになります。業務負荷が明らかになることで、各担当者ごとの業務負荷の偏り是正にもつながります。

実は時間がかかっている意外な業務とは?

業務の可視化を進めていただく際に、忘れられがちなのが「電話などの問い合わせ対応」「勤怠の申請」「通勤費の申請」「ファイリング」などの、いわゆる庶務的な業務です。「こんなことは仕事じゃない」と思われる方もいらっしゃるかもしれませんが、HIT.s法による可視化では、「業務時間中に行ったこと全て」を仕事とカウントします。部署や部門名に関わる業務だけが、仕事ではありません。実は、庶務的の業務は毎日発生するものも多く、可視化してみれば結構な時間をとられていることが多いのです。
たとえば、忙しい時期に電話対応に1日3回各2分かかっていたとすると、年間作業量に直すとなんと24時間36分もかかっているのです。このように可視化をすれば、電話対応の時間を短縮する改善をすることでも繁忙期の忙しさが軽減されるであろうことが分かっていただけましたでしょうか。実際にどこを改善すれば良いのかは、HIT.s法のチャート化技法を用いることで明らかにしていただけます。ご興味のある方は、ぜひ当協会へお問い合わせください。

HIT.s法の概要について解説した記事がございます。ご参照ください。

HIT.s法ってどんな手法?|改善出来る理由を徹底解説

HIT.ツールを用いて様々な角度から忙しさの原因を分析

HIT.s法は、HITツールと呼ばれるソフトウェアを使って行う業務の可視化・改善活動です。前述のように、業務をチャート化・可視化するツールに加えて、一日のうちどれくらいかけてその業務を行っているのか業務記録を取るツールもご用意しております。プロセスを改善するだけでなく、業務の実態把握をすることでマネジメントに視点を置いた改善着眼をし、プロセス改善では見つからない残業の原因を究明していくことも可能です。

↑HITツールに関する詳細はシステム科学のサイトにてご確認ください↑

可視化・改善を通じて、忙しさから脱却しよう

以上のように業務の可視化をすることで忙しさの原因が分かり、改善をすることで軽減することが出来ます。さらに、業務をHIT.s法でチャート化すれば、ご自身の担当する業務から忙しさの原因が明らかになると同時に、改善すべきポイントを簡単に見つけていただくことが可能です。まずは、業務をあるがままに可視化し、ご自身が手間だな、大変だなと思う作業を洗い出してみてください。
HIT.s法では、業務プロセスの改善だけでなく、業務記録を取ることで「何を」「誰が」「いつ」「どのタイミングで」「どのくらい時間をかけて」アウトプットしているのかが一目瞭然に把握していただくこともできますので、負荷分析やタイムマネジメントをはじめとするマネジメントに視点をおいた改善も実践できます。担当業務の繁忙期だけでなく、全社での繁忙期の原因究明・解決をご検討の方は、ぜひ当協会へお気軽にお問合せください。