毎日の業務で使っているExcel。Excelを使って資料を作成したりデータをまとめてグラフ化したりと、触らない日はありません。そんなExcelでの作業時間を劇的に削減、もしくは自動化出来る機能をご存じですか?今回は、そんな便利機能であるExcelマクロ・Excel VBA機能について紹介いたします。

Excelマクロとは?

マクロとは、Excel上での作業を記録し、同じ作業を何度でも実行(再生)してくれる機能です。例えばファイルを開く、保存する、閉じる、シートを印刷する、シートを追加する、セルの並び替え、入力、削除など、普段手動で行っているExcel作業のほぼすべてを記録し、再生させることが可能です。

⇒Officeヘルプ:マクロ記録で作業を自動化する

マクロ記録だけで出来ない作業はVBAで

ただし、マクロ記録だけでは再生できない作業があります。マクロは、記録させた通りの動作をするのですが、「もし●●だったら△△という処理をする」「この作業を●回分自動で繰り返す」など、マクロが自分で条件を判断するような処理はできません。状況によって処理を変えたい場合はマクロ記録ではなく、VBAというマクロを記述するプログラミング言語を使って、マクロを作成します。VBAとは、Excelに標準で付属しているエディターを使うことで、自由に作成・編集することができます。
作業の流れとしては、マクロ記録で自動作成されたマクロファイルにVBAで状況に応じた処理手順などを追加・編集して、手間のかかる作業を自動化していくイメージです。VBAを覚えれば、マクロ記録だけでは記録が取れない複雑で大掛かりな処理も自動化することができます。

マクロやVBAを習得・活用するメリット

マクロや、VBAを習得するとこんなメリットがあります。

仕事が早くなる、ミスが減る

今まで手作業で行っていた作業がシステムが自動で行うようになるので、ヒューマンエラーが減る上に作業時間がかなり短縮され、生産性が劇的に向上します。

論理的思考力が身につく

マクロやVBAを使いこなせるということは、作業のルールを理解する能力、順序立てて分解する能力など、仕組化するための力、すなわち論理的思考力が自然に身に付きます。

多くの仕事に応用できる

マクロやVBAはExcelだけではなく、WordやOutlook、PowerPointなど様々なアプリケーションで応用することができます。また、言語の種類は違いますが、GoogleAppsでもマクロと同様の機能である「Google Apps Script」が用意されています。
マクロ・VBAを覚えてMictoSoft Officeを使う業務を劇的に改善するだけでなく、「付属のプログラムを利用すれば業務を自動化することができる」と知っているだけで、日々の業務の中から多くの改善を見つけることが可能です。

評価につながる

マクロやVBAを活用すると作業時間が大幅に短縮されますので、仕事を要領よくこなすことが出来るようになります。仕事全体を俯瞰して眺めたり、早く帰宅してリフレッシュする時間的余裕が生まれます。その結果、成果を効率良く上げることが出来るようになれば周囲の評価が変わり、ひいては上司の評価に繋がります。習得した能力を如何なく発揮し、実績を積み上げていきましょう。

マクロ化(自動化)出来る業務の見つけ方

では、ご自身の作業の中からマクロ化(自動化)出来る業務を簡単に見つける方法をご紹介いたします。Excelを使って行っている作業の中で「ルールのある作業」を探してみてください。例えば、売り上げは必ず降順に並び替える、営業所別に集計する、このデータは別シートの最下部に追加する、この範囲のデータで折れ線グラフを作成する…などなど、よくよく振り返ってみれば、作成する帳票ごとにルールに則ってデータの転記や編集が行われています。そのひとつひとつの作業を順にマクロ化していけば、帳票作成やデータ集計時間が劇的に短縮され、手作業がなくなることでミスも減らすことが出来、生産性の向上と労働時間の削減が実現できるでしょう。

HIT.s法で業務をチャート化した場合は、ルールのある情報の記載とを表す「転記」という作業記号が最初から用意されておりますので、業務をチャートにするだけでマクロ化(自動化)できる業務を一目で見つけることができます。HIT.s法でチャート化をすれば、どの作業を改善したらどのくらいの時間が削減できるか定量的に書き表せますので、最も効果が高いマクロ化(自動化)改善から着手することも可能です。業務のすべてをマクロ化(自動化)するのも手間がかかりますので、効果の高い業務から考えてみましょう。

Excelマクロ、VBAでお手元の改善から始めましょう!

いかがでしたか?繰り返しになりますが、マクロやVBAを用いて日々の作業を自動化すれば、ヒューマンエラーをなくすだけでなく、劇的に作業時間を短縮することができます。新しい技術を覚えるのに少々パワーはかかりますが、それを補って余りある効果があり、評価につながるスキルを身に付けることが出来ます。Excelを使った業務が多い方は、ぜひチャレンジしてみてください。