業務改善というと何となく難しいもの、なかなか思いつかないもののように感じてしまいますよね。改善提案と言われても、特に思いつかない……という事も多いもの。
可視経営ゼミでは、これまでに様々な改善事例をご紹介してきましたが、実は業務の中のムダと改善出来るポイントの答えを知っているのは担当者自身です。
では、どういったところに答えがあり、なぜ探しにくいと感じてしまうのでしょうか。今回は見過ごされやすいムダについてご紹介します。
業務の詳細は担当者自身が一番よく知っている
「何を、どのような手順で、誰が処理しているのか」。実際に業務を担当されている方がこの事について一番よく把握されています。
なかなか日頃の業務の中では意識する機会がないかもしれませんが、改めて考えてみると「本当は手間だと感じている」「大した時間ではないから後回しにしているが、本当はこうすればもっと早くなるはず」という作業は日々の業務における様々な場所に見つかるはずです。
例えば、定型メールの送信作業で、送信する度に過去のメールを検索してコピペをしているという方も多いかと思います。雛形に設定してしまえば、この検索してコピペという作業は省く事が出来るのですが、「大した手間ではないし、設定するのも面倒だから」と、分かっていても手付かずになってしまっているケースがよくあります。
こういった、日常的に感じている「手間だな」という細かなムダの部分こそが改善出来るポイントになるのです。
大きなムダを探す前に、小さなムダを探してみよう
業務改善というと何やら大きな事に聞こえてしまいますが、前項で述べたような小さなムダも業務改善のポイント。こういった細かいムダは、積み重なると日々の業務を圧迫する原因になってしまいます。また、体感的には大した手間ではない為に見逃されてしまう事も多く、結果として気が付かれないまま放置されてしまいやすいのが問題です。
今まで手付かずだったけれど、実は手間がかかっているという箇所は、改善活動でどんどん改善提案を挙げていきましょう。
また、改善活動の際には、まず細かいムダとりをしてから大きなムダ取りに取り組む事が望ましいです。その理由についてはこちらの記事でご紹介しておりますので、是非ご覧ください。
日々の業務を改めて見つめなおす事で、改善の答えが見つかる
今回は、改善ポイントの探し方と見過ごされてしまう理由をご紹介しました。細かいムダほど見過ごされやすいものですが、実はこの細かいムダが年間で換算すると膨大な時間になっていた……というケースもあります。改善活動に取り組む際は、是非こういった日常的な不満から改善してみましょう。
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