何かと多い定型文。雛形、あるいは前回使った文章を修正して送っている方がほとんどではないでしょうか。しかし、コピペしたものを手で直していると、どうしても確認漏れがあったり、文面の検査に時間がかかってしまいます。「自動で入力してくれたらいいのに……」とお考えの方におすすめなのが、今回ご紹介するWordの差し込み機能！スクリーンショットも交えて、分かりやすくご説明します。
手入力で修正すると、ミスが起きやすい
定型文で変更する箇所として多いのが、人物の名前や会社の名前、日付や曜日などの情報です。しかし、これらの情報、うっかり直し忘れて送ってしまった！という経験がおありの方も多いのではないでしょうか。
手入力での修正は、抜け漏れによるミスが発生しやすいもの。雛形の管理状態によっては「どこに修正が必要なのか」が分かりにくく、チェック漏れや修正漏れに繋がる危険があります。変更が必要な箇所が、○△□などの記号で分かりやすく表現されている場合、ミスに気づきやすいのですが、文字列が入力されていると、見た目が文章として成立してしまう為、見落としやすくなってしまいます。
差し込み機能で、修正箇所の抜け漏れを0に
しかし、そもそも定型文は、「修正箇所が決まっているもの」ですよね。修正が必要ない箇所には、手を加える必要がないのです。こういった場合に便利なのが、「差し込み機能」です。観光地に置いてある顔出し看板のように、必要な部分だけ入れ替えて同じ形に整える事が出来る機能です。
これを使う事で、チェックが必要な箇所が減少するとともに、作業の時間短縮にもつながります。今回は、差し込み文書の作り方を見ていきましょう。
差し込み文書には2つのファイルが必要
差し込み文書では、2つのファイルが必要です。今回は、ExcelとWordを使います。
まず、問題文の中で、定型文にあたる文章が青い箇所になります。
一方、状況によって変更がある箇所が、緑の箇所になります。
この、青い定型文の部分をWordが管理し、緑の変更箇所をExcelで管理します。
顔出しパネルがWordで、顔がExcelで管理される、と想像してください。
まずは、定型文のWordの方から作っていきましょう。
STEP1：Excelにデータ表を作成する
差し込み文書の作成にあたり、まずはExcelの表を用意する必要があります。
緑の項目を一枚の表にしていきます。
この際、注意が必要なのは「項目名を分かりやすく作る事」です。
表のテンプレートができたら、まずは先ほどの定型文の情報を各項目へ入力していきましょう。
差し込み文書は箇条書きにも対応している為、開催内容もそのまま転記します。なお、同じセルの中で改行を挟む場合は、「Alt+Enter」を使います。
一通り入力ができたら、Excelの処理は完了。保存して閉じましょう。
差し込み文書は、差し込み元のファイルが場所を移動するとリンクの再設定が必要になってしまいます。
Excelファイルを保存する場所は仮の場所ではなく、今後も継続して使う場所にしましょう。
日付や曜日の書式設定はしなくていいの？
上記の表で、開催日や締め切り日の曜日が抜けている事にお気づきでしょうか？Excelでは、曜日を自動的に表示してくれる書式があります。これを設定する事で、手で入力しなくてもExcelが自動的に曜日を呼び出してくれます。
※曜日を表示する関数はデフォルトでは存在しません。追記が必要です。
上記のサンプルに表示されているように、曜日を表示させる事は出来るのですが、差し込み元のExcelでは設定しなくても問題はありません。
差し込み文書は、Excel側で書式を設定していても、Wordで読み込むと書式が反映されず、リセットされてしまう為です。
※設定の変更により書式をそのまま読み込むことも可能ですが、Word側で管理していた方が変更や管理が楽です。
ただし、管理表としても流用する場合など、曜日の表示がExcel側でも必要な場合は設定をしましょう。
