前回の記事では、人手不足による残業にどう対処するか？をご説明しました。
さて、人手の問題といえば、よく話題に上る「特定の人へ業務が偏ってしまう」という点。「この人でないと分からないから……」「他に出来る人がいないから……」と、ある人にばかり仕事が集中してしまうのは珍しい事ではありません。
日本能率協会はこんな記事を掲載しています。
日頃のマネジメントの悩みは「特定の人に仕事が偏る」が4割超。コミュニケーション以前に、膨大な業務をどう配分するかで悩む姿が浮かぶ。
仕事の偏りは様々な業種で発生しやすいもの。また、残業等の原因にもなってしまいます。
では、この特定の人に仕事が偏ってしまう問題にはどう対処すればよいのでしょうか。
業務の手順が特定の人にしか分からない
まず、人に仕事が偏ってしまう事の原因が「業務手順が特定の人にしか分からない事」にあります。なかなかOJTや社内教育には時間が取れないという問題もあり、ついついその人にしか業務が分からないという状況になってしまう事も多々あります。
しかし、この人に仕事がついてしまっている状態は悪循環の元になってしまいます。
そもそも、「この人にしか業務が分からない」為に、業務がその人に集中してしまい、業務が集中する事で「引継ぎ」や「OJT」などの教育に時間が取れなくなってしまいます。結果的に、この業務を処理する事が出来る人が増えない為、「この人にしか業務が分からない」という状況になってしまうのです。
業務を誰でも出来るようにする事が第一歩
他の人にも業務が出来るようにするには、教育やマニュアルの充実が必要になります。
この準備にも時間がかかってしまいますが、一度これを行う事で「人についている仕事」を「仕事に人をつける」にする事が出来、結果として業務の偏りの解消に繋がります。
そんなマニュアル作りにも可視化はとても便利です。
文章にすると、伝わりやすかったり伝わりにくかったり、スクリーンショットや画像が必要になってしまったりという事も多いですが、HITで作成したSチャートは一目見ただけで業務の流れを把握する事が出来る優れものです。
可視化の効果を知りたい方におすすめの記事
可視化をする事でどういった効果が得られるのか、業務の可視化のメリットや具体例は下記の記事でもご紹介しています。
是非ご覧ください！
