HIT法ってどんな手法？｜改善出来る理由を徹底解説

可視経営協会の研修で習得する事が出来る「HIT法」。業務を可視化・改善する為の手法の一つなのですが、HITは一体どのような物なのでしょうか？HIT法の強みは何か、どういった特徴があるのか、なぜHITを使うと改善が出来るのか……今回はHIT法について解説します。

業務の改善は何故難しい？

働き方改革の推進によって、業務改善への取り組みが様々な企業で行われています。改善提案の提出を義務にしている会社もあります。
しかし、肝心の改善提案が思いつかず、このノルマが却って業務の負担になってしまっているというケースも見受けられます。
なぜ改善探しは難しいのでしょうか。それは、業務が見えない事が原因です。業務が見えない状態では、どこにムダがあるのか、どこでどれくらいの時間がかかっているのかを探す事ができないのです。その為、改善が見つからないのです。
例えば、この文章を見てみましょう。
「PowerPointで企画書を作成して、課長に提出する。その後課長が確認して、承認する。」
一見、きちんと業務手順の説明が出来ているように見えます。しかし、「この作業の中に改善できる箇所はありますか？」と聞かれてしまうと、分からない方が多いのではないでしょうか。

業務が見えないと改善できない

なぜ、業務の流れが分かるのに、改善を探しにくいのでしょうか。実はこの文章、沢山の情報が抜け落ちてしまっているのです。
・企画書を作成する際に、参照している資料はないか
・部長への提出は印刷したもので行っているのか、電子ファイルのままなのか
・説明はメールで送付しているのか、口頭で説明しているのか
この一文だけでも、これだけの情報が抜け落ちてしまっています。しかし、これだけの情報を文章で表現しようとすると、煩雑になってしまいます。可視化されていない状態で改善をしようとする事は、とても難しい事なのです。では、この業務をHITで可視化してみましょう。

初めてご覧になった方は、内容が分かりづらいように感じてしまうかもしれませんが、よく見てみると意外と簡単に読めてしまうのではないでしょうか。
また、先ほどの文章で抜けてしまっていた情報が書かれている事にも注目してみてください。

改善箇所が一目で分かる。作業属性

さて、「業務が見えないと改善できない」という事をご説明しました。それでは、何故HITを使うと誰でも改善出来るのでしょうか？
HITは可視化が可能なツールですが、ただ可視化をするだけではありません。チャートを書くだけで、ムダな箇所がすぐに分かるのです。

おひさまの記号がついている作業は、人の判断や意思決定ある作業、考えながらやる作業になります。それ以外のおひさまの記号がついていない作業は、もしかしたら自動化できるかもしれない、ムダがあるかもしれないと改善を検討できる作業となります。
この記号がつくことによって、一目でどこが改善の余地があるのか分かるのです。

また、改めて自身の業務を可視化する作業を行う事で、業務の見直しをする事も出来ます。今までは意識していなくても、改めて業務の流れを可視化してみると「この作業はムダかもしれない」という気づきにもつながってきます。
また、HITで作成した業務のチャートは、そのままマニュアルとしても活用が可能であり、教育にも流用する事が出来るという強みがあります。

「共通認識」が改善を後押しする

皆様に一つ考えてみていただきたい問題があります。
「会議中にメモ帳アプリで議事録を取り、Wordへ清書して共有サーバーに置く」という作業。この作業にムダはあるでしょうか？社内の方々と話し合ってみてください。
意見は一致しましたか？人によって意見が異なったかもしれません。
実はこれは協会の研修で行うワークの一例で、それぞれの「ムダの基準」について改めて認識する事を目的とした質問です。協会の研修には、同じ会社から複数人の方が参加される事もあるのですが、同じ会社の方でも「ムダがある」と「ムダがない」で意見が割れてしまう事が多いのです。
これは、ムダの認識に個人差がある為です。その為、改善提案を提出しても却下されてしまうという事が発生するのです。
HIT法では、「ムダの基準」を明確に定めています。その為、最初はこの認識がバラバラだった方々も、HITの基準を学ぶ事で「ムダの共通認識」を持つ事ができるようになるのです。その為、改善提案が通りやすく、スムーズな改善活動が可能になるのです。

だから誰もが改善出来る

改善できる箇所を見つけやすくする事、誰もが共通認識をもって改善活動に取り組む事が出来る事がHIT法の強みです。今回は、HIT法について簡単にご説明しました。可視経営協会の研修では、より時間をかけて、実習も交えながらHIT法について学ぶ事が出来ます。ぜひ一度お申込みください。
また、HITツールにつきましては、システム科学のHPでもご紹介しております。ツールについての詳しい情報をお求めの方は、システム科学のHPにお越しください。