当ブログでもご紹介している、HIT活動。これまで、ツールの利便性や使いかたをご紹介してきましたが、実際にHIT活動をご検討中の方向けに、活動の流れを簡単にご紹介します。
HIT活動はまず下地づくりから！
HIT活動は、1年をひとくくりとして活動を行います。また、この1年の中で最初の6ヶ月間を「基本活動」、残りの6ヶ月間を「専門活動」と呼び、段階を分けています。
今回は、まず最初の「基本活動」についてご説明します。
基本活動とは？
基本活動とは、HIT活動開始から6ヶ月間にわたる活動の事を指しています。
自身の業務の可視化から始まり、改善提案やマニュアルの作成などを行います。
HIT活動の中でも重要な期間であり、ここでどれだけ下地を整える事が出来るかも改善の効果に影響してきます。
基本活動の詳細な流れ
①まずは自分の業務を可視化してみる
HIT活動でまず一番最初に取り組むのが、自身の業務の可視化です。日々行っている業務をSチャートに書き起こし、手順を目でみて分かるように整えていきます。
最初の頃はチャートの作成が難しく、どのくらい細かく書けばいいのか、どの記号を使えばいいのか等の疑問点も多く生じてきます。その為、カウンセルが一対一で付き添い、チャートの精査などを行う「スキルアップ研修」を行います。
この「スキルアップ研修」を通して、チャートの作成感覚を掴んでいきます。
②可視化してみたらムダが見つかった！改善提案書の作成
実際に自分の業務を可視化してみると、意外な所に改善点が見つかる事があります。こういった場合には、「改善提案書」機能を使用して、業務の改善案を具体的に表記します。
HIT活動では、ムダが見つかり次第、随時業務の改善を行っていきます。その為、可視化活動と同時に業務の改善を行う事が出来、実績を積み上げていく事が出来ます。
③自分の業務全てをまとめる……業務体系図の整備
HIT活動で可視化を行うのは作業手順だけではありません。作業手順の可視化を積み重ねて、個人の業務の流れも図で可視化していきます。また、これを部署ごとに取りまとめる事で、部署の全体的な業務の流れを目で見て分かるようにする事が出来ます。
こうして業務全体を可視化する事で、業務の分担が適切に行われているかなどの改善着眼も可能になります。
④個人データをまとめて全体を可視化する……部門業務体系の整備
個人業務体系の整備が終わったら、個人業務体系をまとめて部門業務体系を作成していきます。
まず個人の状態でしっかりと整備を行っておく事で、部門という大きなくくりになった際にも手入れをする箇所が少なくて済みます。
複数人が行っている業務などは、最も最適な手順を代表にしてにまとめ、他の手順で行っている担当者が同じ手順・同じ時間で業務を遂行できるようにしていきます。
⑤業務のノウハウを電子マニュアルに……業務管理点マニュアルの作成
業務を行う上で、必要なカン・コツ・ノウハウなどの情報をSチャートに追加していきます。
こうする事で、Sチャートで業務手順が可視化でき、さらに細かいノウハウを業務手順にプラスしてHITのみで管理出来るようになります。
これにより、Sチャートを業務のマニュアルとして使用する事が出来ます。
HIT活動はステップを踏んで進めていく改善活動
今回は、HIT活動の進め方について簡単にご紹介しました。
まずは、個人の細かいムダ取りから始め、徐々に部や全社の改善につなげていくのがHIT活動の特徴です。一番最初に個人業務の最適化を行う事で、改善活動を進めながらすぐに改善効果を体感できるのもHITの強みのひとつ。確実な改善を行いたい方は、ぜひHIT法による業務改善をご検討ください！
