業務の改善が進まない理由＝可視化がされていないから
改善をしようとする意思はあるのに、何故多くの企業で改善が進まないのでしょうか。その理由は、業務の可視化が出来ていないからです。いざ改善しようと考えた際に可視化されていなければ、誰がどのような仕事をどんな手順で行っているのかが「見えない」、業務にどれくらいの時間がかかっているのか「計れない」、そのため、業務の中でどこがムダなのか、どうしたら効率できるかが分からずに業務が「改善できない」という状況に陥ります。
上記の理由から、HIT法では生産性向上のための業務改善には、まず業務の可視化をし、業務が「見える」「計れる」「改善できる」状態にすることからはじまります。すなわち、生産性向上のためには業務の可視化が必須である、とも言えます。
可視化こそが改善を実現するための鍵
可視化が必要な理由は可視化によって担当者自身が気づき、改める機会を創出できるからです。 モノづくりの現場では改善活動によって常に生産性向上に努めています。そこではフロー（流れ図）などを用いて実態把握をしているのが一般的です。
一方、ホワイトカラー(管理・間接部門）においてはどうでしょうか。 誰が何をやっているのか、仕事をしている本人にしかわからないことが多くはありませんか? 実は、ホワイトカラー業務の改善が難しいと言われている原因のひとつに「人に仕事がついている」実態があります。もし、ホワイトカラーの業務もモノづくりの現場並みに可視化することができれば、実態把握・分析・改善活動がスムーズになるのではないでしょうか。
「何を」「どう処理したか」を中心に業務を捉え、改善を促す
HIT法では、業務を「誰が担当しているか」ではなく、業務で「何が、どのように処理されるか」を中心に捉えます。作業対象のドキュメントと機能を中心にチャートを用いて可視化することで情報の発生箇所や流れが分かり、ホワイトカラーの業務を効率化するだけでなく、社内システムの構築やRPA導入準備もスムーズに行えます。
また、業務機能と役割分担を明確に分けることで業務の属人化を防ぐとともに、目で見て分かるチャートにすることで、業務を実施するためのカン・コツ・ノウハウも共有することができます。チャートを書くだけで「何を」「どう処理したか」を中心に業務を捉える考え方へ自然とシフトできるので、社員の意識改革にもつながります。
社員一人ひとりが改善活動の主役
HIT法による改善活動は、社員一人ひとりが主役となって行います。社員が自分の業務を自分で可視化・改善することにより、HIT活動を行う一時的な業務負荷はすぐに取り返すことが可能です。改善のたびに自分の作業時間が短く、効率的になるのを感じながら改善活動を続けることができます。さらに社員一人ひとりに可視化・改善のノウハウが残りますのでカウンセルによる支援が終わった後も、自社内で活動を継続することが可能です。
また、誰もが見て理解できるように作成したチャートが社内の共通言語となるので、社員同士のコミュニケーションが活性化します。チャートを元に生成するマニュアルを用いた社員間の相互啓発、効率的なOJTを促進し、今いる人材で生産性向上を果たすのがHIT法です。
後戻りのない可視化はHIT法で！
ホワイトカラーの業務改善には可視化が必須であること、業務の可視化にはHIT法が有効であることをご説明させていただきました。HIT法の大きな特徴のひとつに、社員一人ひとりが自ら改善を実施し、ノウハウを習得する点があります。
今までコンサルティング会社に頼んでいたが、頼んでいた期間だけで改善が止まってしまった方、会社で号令をかけた期間だけ活動があり、その後はしぼんでしまった方で、今度こそ後戻りのない改善活動をされたい方はぜひ当協会までご連絡くださいませ。
