OJTを短時間で簡単に行うには？｜HITで簡単OJT

なかなか時間がなくて取り組む事が出来ない「人材育成」。人に仕事がついてしまっている状況を改善したいと思っても、どうしても教育が後回しになってしまう……そんなお悩みをお持ちの方も多いのではないでしょうか。
今回は、OJTを簡単に行う方法をご紹介します。

OJTには時間がかかる！

OJTを行う際には、スケジュールを確認しながら計画を立てたり、時間をかけてマニュアルを作ったり、つきっきりで業務を教えたりといった事が必要になってきます。日頃の業務で時間がない中で、人材の育成にも手を回すのは大変です。
結局、取り組もうと思ってもなかなか手をつける事が出来なかったり、効率的に教育する事が出来なかったりといった問題が生じてきます。

教育用マニュアルの作成も大変

円滑なOJT推進のためには、業務のマニュアルを充実させる事も一つ重要な要素になります。
しかし、このマニュアル作成もなかなか大変な作業。作成にも時間がかかりますし、伝わるマニュアルにするには様々な試行錯誤が必要になってきます。
普段の業務を行いながらマニュアルの作成も行うとなると、教育者側の負担は準備の段階からかなり高くなってしまいます。
また、時間をかけてマニュアルを作ったとしても、これを見ただけで一通りの業務が出来るというレベルまでもっていく事はなかなか大変です。

OJTを簡単に行うには、業務の可視化

OJTの円滑化の為には、業務手順の可視化が役立ちます。
マニュアル作成時にフローチャートを活用するというケースも多くありますが、フローチャートには個人のセンスが影響してきます。
また、カンやコツなどの詳細情報を文章化する際にも、読みやすい・読みにくいといった事が生じてしまいます。
HITで作成するSチャートでは、伝わるチャートを誰でも簡単に作成する事が出来ます。
例えば、この議事録を作成する作業も、このチャートを見ただけで大まかな作業の流れを掴む事が出来ますよね。

OJTにHITが有効な理由

では、なぜHITはOJTにも有効なのでしょうか。ポイントになるのは、以下の部分です。

レイアウトに悩む必要がない

先ほど、フローチャートを書く際は個人のスキルが影響するという事を述べました。これは、フローチャートのレイアウト等に個人差がある為です。手順が複雑化すればするほど、フローチャートが読み取りにくくなってしまう事もよくあります。
HITのSチャートは、上から下に時系列順に流れるシンプルなチャートです。また、レイアウトもシステムが自動で最適化してくれる為、頭を悩ませる必要もありません。マニュアルの作成時間がぐっと短くなります。

カン・コツ・ノウハウ・ハイパーリンクもSチャートに書ける

業務を遂行するにあたって必要なカン・コツ・ノウハウなどの情報も、このSチャートに書く事が出来ます。
例えば、議事録を印刷する際の印刷設定などは「管理点」という項目に記述する事が出来ます。
また、電子ファイルの保管場所などもハイパーリンクを設定しておけばすぐにアクセスできるようになります。業務に遂行な物が全てマニュアルに用意されている為、見ながらであれば誰でもこの手順で業務を行う事ができます。

Sチャートが読めない人でも作業が分かる！

可視化をする事により、OJTも円滑に行う事が出来るSチャートですが、全くこのチャートを見たことがない人には読み取りが難しいのでは？と思われるかもしれません。
HITでは、電子マニュアルをpdf形式で出力する事ができます。その際、Sチャートを文章化したものが自動生成される為、Sチャートを読む事ができない方でも作業の把握が可能です。