Excelでの作業中、これも自動でやってくれたらいいのに……と思う事はありませんか。例えば、日付の表示を和暦にしたり、人数など単位が入っているセルを計算したり……。
日付を手入力で直すのが面倒くさい、単位が入っているセルは手計算しているという皆様のお悩みを解決する機能が「セルの書式設定」。
このような、ちょっとした面倒くさい!を変える事で、日々の業務は確実に改善されていきます。

たった10秒の業務改善が大きな効果に!|実は大きな小さな改善

書式といっても、ただ色や文字の太さを変えるだけではありません。
今回は書式設定の使い方から書き方まで、画像付きで分かりやすくお教えします。

日付の書き方を自動で変えたい!

Excelに和暦で日付を入力するとき、調べて手打ちで入力していませんか。
実は、Excelは手で打ち込まなくても自動で和暦を入力する事ができます。
通常、Excelに対して「7/2」と入力すると、

自動的にm月d日といった表記方法に変更されます。

それでは、この表示方法を和暦に変更してみましょう。
セルを右クリックして、「セルの書式設定」を選択します。

すると、以下のようなウィンドウが表示されます。
この中の、「[$-ja-JP]ggge”年”m”月”d”日”」を選びましょう。

カーソルを合わせると、サンプル部分の表示形式が変更されました。

サンプルの内容で問題なければ、OKをクリックします。
セルの表示設定が変更されました。

また、この書式設定は、セル自体に対して有効になっています。
そのため、入力されている日付を変更しても、自動的に和暦に変換してくれます。

また、過去の年を指定すると、自動的に年号を呼び出してくれます。
検索する手間がかからなくてとても便利です。

①:単位が入っていても自動計算する方法

参加人数の合計を出したい!と思っても、単位が入っていると計算結果が0になってしまいます。

表の見せ方を変えて、単位をとってしまうという対策もできますが、どうしても単位は外せない……という場合も、「セルの書式設定」を使いましょう。
書式を適応したい範囲のセルを選択して、「セルの書式設定」を選びます。

今回は、デフォルトでは用意されていない書式の為、新しく書式を作成する必要があります。「ユーザー定義」を選択しましょう。

種類の(デフォルトでは「G/標準」と表示されている)ところへ、「#”人”」を入力します。

設定出来たら、OKをクリックします。
それでは、単位をつけずに数値だけを入力してみましょう。

この状態でEnterを押すと……

表示が「10人」になりました。合計欄にも、合計人数が表示されています。
一方、入力されている数値を表示する画面上部のバーには、「10」とだけ表示されています。

見た目は「人」という単位がついているものの、実質的には数値しか入っていない扱いの為、計算が可能になっているのです。
計算式が入っているセルにも、書式設定をつける事ができます。

書式を使いこなして業務を素早く終わらせよう!

いかがでしたか。今回は、書式を使った作業の効率化をご紹介しました。
Excelは業務中でも使用頻度が高いツールなので、是非お役立ていただければ幸いです。
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