日々行っている業務。突然改善提案を出せと言われても、何が何やらさっぱり。そもそも改善提案って?何を改善したらいいのだろう?普段の業務には問題がないはずなのに、と無茶ぶりされた気になってしまいますよね。改善提案が出しにくい理由について考えてみましょう。

何が改善になるのだろう?

課長「A 君、残業を減らすために改善を考えて!」
A 君「はい!(そんな大それた改善あるかな。。。)」

今日、働き方改革に着手する企業が増えてきており、業務にかかる時間を短くしようと、改善を推進する施策が増々広まっています。一方で、A君のように担当者に突然改善提案を考えてみてと話しを振ってみても、実際にネタを考えることを難しそうだと捉えてしまうパターンに陥ることが多くあります。

・大きな改善を連想してしまう
・自分は常に改善しているから改善はもう浮かばない
・他部署に改善して欲しい

このような考えからステップアップして、まずは自分の担当業務について振り返ってみることができると、改善が促進されます。

担当業務の改善”提案”を考えてみよう

では、実際にどのように改善を推進していくのでしょうか?
以下について、担当者自身で理解することがポイントとなります。

・改善”提案”なので、自分が良いと思ったネタでOK、内容は上長が判断する
・たとえ数分の改善であっても改善である(細かいことを疎かにしない)
・業務は実施している本人が一番詳しいから、自分の業務が楽になる方法を考える

担当業務について、まずは自分で問題点・課題を洗い出し、それを少しでも解決できるネタを考えればOKなのです。

改善は日々の積み重ねと継続により効果が現れてきます。

身の回りにある改善事例

担当業務のやり方を振り返ってみると、例えば以下のような事も改善です。

例1)とりあえずカラー印刷して内容チェック
改善案:基本的にPC上で確認、細かくて分かりづらい書類のみモノクロ印刷とする。

例2)共有フォルダの中から必要書類を探し回る
改善案:ファイル名の付け方にルールを付けると共に、作成途中のものはデスクトップにショートカットを作る。

例3)打ち合わせで書いたメモを後でPC入力
改善案:打ち合わせにノートPCを持ち込み、直接電子ファイルにメモを取る。

例4)メールが来る度にチェック
改善案:チェック間隔を1時間毎にするなど、取り掛かっている作業の中断を減らし、まとめてチェック・返信する。

上記のような簡単に実施できることも立派な改善です。

まずは業務の可視化から!ムダは意外な箇所にあり

今回は、改善が進まない理由を記し、その対策およびムダとり改善の事例もご紹介しました。

改善活動においては、HIT.s法におけるSチャートのように、業務プロセスを可視化して工数を把握し、改善時間を算出することができれば、細かい気づきを改善することが大事であると目で見て分かります。

さらに、改善活動を継続できるようフレームワーク化されているため、自社に取り入れられると、改善・改革の実現に近づきます。

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