業務改善での壁になってしまうのが、日常業務との両立や、効果がなかなか出ない事。結果として活動が途中で止まってしまったり、なし崩し的に終わり失敗してしまったという経験がおありの方もいらっしゃるのではないでしょうか。
今回は、改善活動で必ず成果を出す為のコツをご紹介します。
改めて業務を見直してみる事が必要
これまでに記事でもご紹介してきましたが、改善活動は身近な所から始めるのが一番です。ただし、日常的にしてきた事だからこそなかなか改善が思いつかないという事もあります。
また、身近な所に潜んでいるムダは、小さなムダである事も多いもの。無意識のうちに当たり前になってしまっている事も考えられます。
HIT活動では、チャートは細かい精度で書いていただくようにお願いしています。理由としては、将来的にマニュアルとして活用する為に精度を高めておきたいという事と、細かい部分に改善出来るムダが潜んでいる可能性が高いからです。
改善活動は始めた頃が一番大変
しかし、作業一つ一つを見直すというのも気が遠くなるような作業です。担当者一人の業務をすべてSチャートで表すと、一人あたりおよそ70～100個の数になります。これだけの数のSチャートを作るのは大変そうだと思われるかもしれません。
改善活動は、開始したタイミングが最も負荷が高くなります。まだ改善の実績が出ていないうちから、改善活動に時間を割かなくてはいけなくなる為です。その為、活動に対する反発が出てしまう事もあります。
しかし、上記のような細かなムダをしっかり見逃さずに改善していく事で、この負荷は徐々に軽減されていきます。また、実績を出したという意識を持つ事も出来る為、活動のモチベーションを向上させる効果も見込めます。
根気強く、細かく見直しをしていく事が業務改善で効果を出す一番の近道になります。
大きな改善を前提にしない事
また、改善活動というと、RPA化やシステムの導入、制度の改善といった大きな視点のものを探してしまう方もいらっしゃいます。これらの改善ももちろん効果的なのですが、実現に時間がかかるものであったり、なかなか実現が難しかったりという事があります。
まずは出来るところから改善していく事が改善活動における重要なポイントです。
日常業務の中で、大きな時間効果のある改善が見つかるとは限りません。しかし、小さな改善も積み上げれば大きな効果をもたらすもの。たとえ効果が小さく見えても、出来る改善はどんどん探し出して改善していく事が重要です。
