仕事をしていると知らない間に溜まってしまう書類の山。気が付けばいつの物かもわからない物がうず高く積みあがっていて、今必要な物がどこに行ったのかが分からないという事になってしまっていたりもしませんか？
2s、4s、5sという言葉もありますが、やはり整理整頓は重要な事。効率にも大きくかかわってきます。
今回は整理整頓で業務の効率をアップさせる方法をご紹介します！
机が散らかっていると、生産性がダウンする？
机の上に物が散乱してしまっているという方も多いのではないでしょうか。特に、色々な仕事を抱えていると、依頼で渡された案や資料などがどんどん増えていってしまいます。
あるいは、机の引き出しに予備の文房具が沢山入っていたりする方もいらっしゃるかもしれません。
物が散らかっていると、よくあるのが「必要な物がどこに行ったのか分からなくなってしまう」という現象です。付箋でタスク管理をしていたのに、他の書類にくっついて紛失、うっかり忘れてしまった……というような事もあります。
書類を紛失してしまうと、探すのに時間がかかってしまう事もありますし、場合によっては他の資料に混ざって重要な書類を捨ててしまったなどという事も。
まだ作り直しが効くものでも、作り直す手間や時間がかかってしまいますし、本当に重要な書類だった場合には取り返しがつかない事態になってしまう事もあります。
まずは、机まわりを整理する事から改善を
とりあえず必要なものがあればいいだろうと思ってしまいがちな机まわりですが、散らかっていると様々なリスクにつながってしまいます。また、必要なものを探したり、改めて整理をする時間もムダになってしまいます。まずは、机周りを日頃から整理する業務改善を始めてみましょう。
整理整頓を進めるうえで重要なのは「必要なものを」「必要なだけ」を意識する事です。
これは業務プロセスを改善するうえでも重要な考え方ですが、レイアウトや備品管理などの職場環境改善でも重要です。過剰に備品を多く置いたり、必要のない書類をいつまでも保管していたりという事がないようにする必要があります。
全く使っていないものは廃棄し、まだ使う可能性があり紙で保持しておく必要のないものはPDF化して紙を捨てるなど、整理を進めていきましょう。
整理整頓されていると、業務が効率的に進む
忙しければ忙しいほど散らかりやすい机の上ですが、本当に必要なものだけが整理して置かれていると、業務をより効率的に進められるようになっていきます。
「そのうちやろう……」と後回しにせずに、まずは捨てられるものから捨てていきましょう。
