昨今話題になっている、マクロやRPAですが、自分の業務のどの部分が自動化できるのか、明確なイメージが出来ている方は少ないのではないでしょうか。
今回は、自動化が可能な業務について具体的な例を挙げてご紹介します！
自動化できる作業①:「転記作業」
書き写しの作業は、「全く同じ情報を違うドキュメントに書き写している」のが特徴です。その為、転記作業はムダである可能性が高いです。
可能であれば、この「書き写し」自体を廃止してしまう事が望ましいのですが、場合によっては管理上の都合などで転記をやめられない事もあります。
そういった場合には、転記作業を自動化する事を検討しましょう。「全く同じ情報」または「ルールのある加工」は、機械による自動処理化が可能です。また、転記を自動化すると、転記後に行っている「確認」の作業を行う必要がなくなります。その為、自動化をする事に大きなメリットがあります。
ルールのある加工とは
申込者に対して連番のナンバーを発行している、入力された情報に対して単位をつけているというような、決まった規則がある加工を指します。これらの加工は、思考・判断が入っていない為、「規則を知っていれば」同じ処理を行う事が可能です。
自動化できる作業②:「記載作業」
こちらは既に自動化してしまったという方も多いかもしれませんが、情報の記載も自動化できる物が多く含まれています。分かりやすいのは「当日日付の入力」などですが、こういった情報は誰が入力を行ったとしても同じ結果になるものです。
また、先ほどの「ルールのある加工」を同じドキュメント内で行っている場合も同様です。例えば、名簿の個人名に敬称をつけているなどの加工は、人でなくても行える作業になります。もし、こういったルールのある加工作業を行っている場合には、自動化できないかを検討してみましょう。
自動化の検討も重要だが、本当に必要かの見直しも必要
今回は自動化できる作業についてご説明しました。
もちろん、業務の自動化は改善活動においても非常に重要ですが、「自動化さえしてしまえば大丈夫」と思ってしまわないようにする事も必要です。自動化する前に、この作業が本当に必要なのかどうか、どうしてもやめられない作業なのかどうかを一度見直ししてみましょう。
必要でない作業を自動化してしまった場合、費用や時間が余計にかかってしまったりと改善の効果が薄くなってしまいます。その為、まず一度業務のムダ取りをしっかり行ってから、どうしても残ってしまう自動化できる業務はどんどん自動化を検討していきましょう。
