「業務の自動化=RPA」という勘違い

働き方改革の目玉であるRPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)も、そろそろ目新しい用語ではなくなってまいりました。RPAツールも種類が増え、様々な企業が実際に導入しはじめています。そんな中で、ではわが社も導入しよう!と号令が出て、導入検討の業務をされている方々も多いのではないでしょうか。ロボットを作成するには、まずはツールを購入し、その作り方をマスターするために費用と時間がかかります。何が何でもRPAで自動化しようと考えると、まだツールの値段もしますので膨大なコストが必要になります。

しかし、「業務の自動化」を実現する方法はRPAだけではありません。オフィスで取り扱っている電子帳票は、ほとんどMicrosoftOfficeで作成されたものではないでしょうか。RPAツールなしでもExcelマクロ、またはVBAを用いれば、Excelファイル同士、またはWordファイルやOutlookなどを連動させて業務を導入コストなしで自動化することができるのです。

そもそもRPAとは?

では、そもそもRPAとはどういうものでしょうか。RPAとは、これまで私たち人間が手作業で行ってきた仕事を、ルールに基づいた手順でロボットに代行してもらうことにより、業務の大部分における自動化を図る取り組みを指します。大きな特徴として、複数のアプリケーションをまたいだ操作が可能であるということです。簡単に言ってしまうと、私たち人間がパソコン上で行っている手順の決まった操作をロボットに行ってもらうようになります。

RPAとExcelマクロ・VBAの違いを理解しよう

複数アプリケーションをまたがった操作を自動化できるRPAと、Excelマクロ・VBAの違いは下記の通りです。

RPA Excelマクロ VBA
対象アプリケーション 複数アプリケーション 単一アプリケーション 単一アプリケーションまたはMicrosoftOffice製品同士
自動化対象 PC操作等人の作業を含むプロセス全体 ファイル内で行う作業 ファイル内またはMicrosoftOffice製品ファイル間で行う作業
ファイル操作(コピー・削除等)

このように、業務の中でよく行われている転記・検査を削減するためには必ずしもRPAが必要な訳ではありません。基幹システムを介す業務についてはRPAが必要になりますが、Excel間・およびMicrosoftOffice製品間の作業についてはExcelマクロおよびVBAで十分対応することが出来るのです。
ロボット作成に多くの時間を割けばExcelマクロやVBAでの自動化を行わないまま、RPAで業務を自動化すること自体は可能です。しかし、ムダな作業をそのまま自動化してしまうと、もしエラーが発生した際にどこで問題が起きたか特定しにくく、管理が難しくなってしまいます。
なので、まずは業務を可視化し、ムダを省いていってExcel間およびMicrosoftOffice製品間はマクロやVBAにて自動化を済ませてしまえば、ロボットの作業そのものは非常に単純になり、業務のどの部分をロボット化したのかが明確になるだけでなくロボット制作時間そのものも短縮することができるのです。

HIT.s法で可視化をすればマクロ・VBAだけで多くの業務は自動化できる

例えば、各事業所から売り上げデータをExcelファイルで集め、まとめて集計する業務と、それを経営会議の報告資料としてExcelで作成するといった業務の大部分はExcelマクロ、VBAで自動化することができます。
HIT.s法は、そういった業務間(ドキュメント間)の情報のやり取りを可視化し、どの作業をどのように改善・自動化すればどのくらいの改善効果を出せるかを具体的に提示できる手法です。参考として、下記の図をご覧ください。

これは、情報の流れを大きく把握するための「ドキュメントチャート」という図法です。
媒体と媒体をつないでいる赤い矢印は転記作業を表し、青い点線の矢印はシステム的に電送される作業を表しています。
エクセルとエクセルが赤い矢印でつながれている作業がマクロ改善に向いているものです。
このドキュメントチャートは、業務を実際に行っている担当者の方が自業務をSチャートで書いていただくことで自動生成できます。
Sチャートをかいてドキュメントチャートで改善のあたりをつけ、Sチャートに立ち戻って改善提案を作成していくことで定量効果の算出および改善後のプロセス設計を同時に行うことができます。

Excelマクロ・VBAをブラックボックス化させないために

ロボットと比べるとマクロの修正はどのPCでも誰でも行えるため容易に行えますが、それゆえにマクロの処理内容がいつの間にかブラックボックスになってしまうといったリスクもあります。
マクロの運用などに関する記事を別に書いておりますので、ご一読ください。

Excelマクロとの上手な付き合い方

HIT.s法で導入コストを抑えた業務の自動化を実現しよう

いかがでしたか?業務の自動化を実現する方法がRPAだけではないこと、HIT.s法で可視化を行えばExcelマクロやVBAを用いて追加コストなく自動化を実現することも可能であることをご紹介いたしました。このドキュメントチャートを作成するにあたっては、まずはHIT.s法を用いた改善活動である「基本活動」を六ヶ月実施していただきます。「基本活動」で全社(もしくは活動対象部門)すべての業務を可視化いただきます。そして後に始まる「専門活動」の中で、可視化した業務を連結させてドキュメントチャートの作成を行います。本活動にご興味をお持ちいただけましたら、お気軽に本協会までお問い合わせください。