筋トレやダイエット、食生活の改善など、良いと分かっていてもなかなか続かない事はよくあります。業務改善もこの「良い事なのに続かない事」の一つ。改善効果が上がるという事は分かっているけど、なかなか継続して行う事ができないという人も多くいらっしゃいます。
では、どうすれば業務改善を習慣にする事が出来るのでしょうか?今回は三日坊主な私でもできた、「業務改善を習慣化する為の方法」をご紹介します!

誰でも作れる、読める、改善出来る!業務の可視化に「HIT.s」が有効な理由

まずは確実に達成出来る目標から始めよう

改善活動はマラソンのようなもので、一気に走りこんで効果を上げようとすると息切れしてしまいます。むしろ細かい部分を取りこぼさずにきっちり拾い上げていく事、継続していく事が重要です。
また、HIT.sを用いて「Sチャート」を作成するのも経験のない事。習得する為の時間も必要なので、最初から高すぎる目標を設定しないようにしましょう。
まずは、「1日1個チャートを作ってみる」、「1日に4次業務の空箱を3つ作ってみる」などの軽いものを目標にしてみましょう。それも難しいという場合には、「とりあえずHIT.sを開いてみる」でも構いません。
ツールを開いてみると、他の人のチャートが目に入って「こういう書き方があるんだな」という気づきに繋がったり、「せっかく開いたんだからちょっとチャートを作ってみよう」という行動のきっかけにもなります。まずは、毎日必ずできる事を1つ決めて1週間続けてみましょう。

習慣を実行できたか、カレンダーで管理する

さて、上で決めた習慣を達成出来たら、その日のカレンダーにチェックをつけましょう。カレンダーはPCのものでも、デスクのものでも構いません。頻繁に自分が目にするところに印をつけるようにしていきましょう。
こうする事で、自分がどれだけこの習慣を継続する事が出来たかを可視化する事が出来ます。
1週間、途切れずにしっかり印がついている光景は想像以上に達成感があります。
もし、いきなり1週間は自信がない……という方は、3日でも構いません。まずは印を並べられるように少しずつ始めていきましょう。
印は何を用いても構いませんが、好きなシールやステッカーを用いるとモチベーションの向上にもつながります。

1週間でどれくらい実施できたかを見てみる

ダイエットや筋トレが続きにくい理由は、「効果を実感しづらい点」。継続していても、効果が目に見えて上がるまでには時間がかかってしまう為、途中で挫折してしまう事も多くあります。
HIT.sでは、これまでの活動成果を数値で見る事が出来ます。経験値の溜まり具合を可視化できるという事です。
さっそく今の状況を確認してみましょう。HIT.s画面上部にあるメニューから「管理」を選択し、上から4つめの「進捗管理表」を選択します。

これをクリックすると、下のような表が出てきます。個人別に、チャートをいくつ作ったか、改善効果をどれくらい出したかをこの表で見る事が出来ます。

週末には、この進捗管理表が先週と比べてどう変わったかを確認するようにしましょう。
カレンダーに記録をつけておくと、積み重ねの進み具合を確認する事ができます。

継続出来れば、自然と習慣になる

今回は、業務改善を習慣にする為のコツをご紹介しました。コツは以下の3つです。

  • 必ず達成できる、簡単な目標を決める事
  • 達成できた日はカレンダーにチェックをする事
  • 週末に一週間の達成状況を確認する事

低いハードルでも、コツコツとこなしていく事で自然と習慣になっていきます。
また、チャートの作成は数をこなせばこなすほどよりスムーズになる為、1個を作るのにかかる時間も徐々に短くなっていきます。改善提案も習慣的に行う事で、細かい改善が積み上がり、実際に業務にも余裕が増えてきます。
確実に出来る事からスタートするのがポイントです。是非お試しください!