可視経営ゼミで推奨している「業務の廃止」。不要な業務の廃止は、コストも時間も丸ごと浮かせる事が出来る為、効果が高い改善になります。
しかし、中にはどうしてもやめられない業務もあります。こういった業務はどのように改善すればいいのでしょうか。やめられない業務の改善はたった一つの原則で誰でも簡単に出来てしまいます。
たった一つの法則は「1回で終わらせる事」
以前、記事でHIT法の記号について「改善探しに重要な、ムダを表す3つの記号」をご紹介しました。
今回は、ムダを表す記号ではなく、情報発生を表す記号に注目して改善を考えてみましょう。
情報発生の記号は以下の3つです。
これらの記号は、新しい情報の作成・発生を表しています。
やめられない業務を改善するうえでのたった一つの原則は、この情報発生の作業一回だけで、最終的に必要なドキュメントの作成を終わらせるという事です。これを「発生時点処理」と呼びます。
このチャートの場合、最終的に作られているものは「議事録.docx」です。この、業務の目的である作成物の事を「最終成果物」と呼びます。この「最終成果物」に対して、「直接新しい情報を発生させ、1回のみで仕上げる」事が、やめられない業務を改善するうえで重要な原則なのです。
改善を探す際に、ムダな作業から探していく事も有効ですが、この「発生時点処理」の原則を使う事で、どの業務が不要なのかを簡単に洗い出す事が出来るのです。
また、この「発生時点処理」は、業務の理想的な状態でもあります。
改善を行う上で目指す形は「一度で作業を終わらせられる事」です。改善が思いつかない際には、このようにシンプルな状態にして、改めて作業を見直してみる事も良いでしょう。
業務改善のコツは、シンプルに考える事
今回は、ムダな記号から改善を探すのではなく、情報発生のタイミングから改善を探す方法をお伝えしました。やめられる業務はどんどん廃止にして、やめられない業務は「発生時点処理」の原則に基づいて不要な作業を減らしていく、業務改善を進める上での原則はこの2つだけです。ついつい難しく考えてしまいがちな業務改善ですが、改善探しのコツは「単純化して考えてみる」ということ。小さくても、まずは気が付いた所からコツコツと改善していきましょう。
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