日常業務でよく出てくる「書き写し」作業。違う資料からメールへコピペをしたり、または資料同士でコピペをしたりという作業をされていませんか。
あるいは、手打ちで紙から電子へ書き写したりされている方もいらっしゃるかもしれません。
こういった日頃何気なく行っている転記作業。実はとても大きな改善点だったりします。
今回は、なぜ転記・コピペ作業がムダになるのかについてご説明します。
書き写しは「同じ情報の場所を移している」
日頃行っている転記作業にはどういったものがあるでしょうか。
例えば、問合せメールのアドレスをコピペしたり、注文書の内容をデータベースに書き写したり、あるいは手書きのメモをWordに打ち直したりしているかもしれません。
これらの作業のほとんどが、「全く同じ情報を書き写している」ものです。転記作業の特徴は、作成などと違い「書き写した際に間違いがあってはならない」というポイントがあります。つまり、元のドキュメントに記載されていた情報と全く同じ情報を別のドキュメントに書き写しているのです。手動による複製物の作成と考えていただければ分かりやすいのではないでしょうか。
日頃の業務では意識する事が少ない個所ですが、改めて考えてみると、ムダなのではないだろうかと感じられる個所も多いはずです。
転記の後に必ず「検査」を行っている
また、転記作業そのものもムダである事が多いのですが、この転記作業の後に行っている作業もムダの着眼が可能になります。先ほど申し上げた通り、転記作業は「全く同じ情報を書き写している作業」です。つまり、間違いがあってはいけない作業にもなります。その為、高い確率で「転記後に内容の検査」を行っています。
転記作業がなくなれば、この検査の作業も必要なくなります。
転記はどのように改善するべきか？
転記作業の改善にはいくつかのタイプがあります。状況に応じて、最も適した手段での改善を行いましょう。
パターン①：最終的に使うドキュメントにのみ情報を持たせる
そもそも、この転記作業が本当に必要なものなのかどうかという見直しも重要です。あまり重要ではない（または使用されていない）中間帳票に関わる転記の場合、そもそも最終的に必要なドキュメントに対してのみ情報を持たせるという「転記作業の廃止」が可能です。
例えば、企画書の作成時の例で、まず案のExcelデータを作成し、その後最終掲示用のPower pointデータに転記をしているという作業がありました。しかも、このPower pointのデータ、変更があった場合など手打ちで修正していたのですが、この修正作業自体はExcelの関数を使用すれば簡単に行う事が出来るものでした。
この場合には、最終掲示用のデータをExcelに変更してしまう事で改善する事ができます。
パターン②：転記を自動化してしまう
場合によっては、どうしても転記が必要になってしまうケースもあります。そういった場合には、転記作業を自動化するという改善が有効です。
人による転記の場合、どうしても転記場所のミスや誤字などが発生してしまいます。
しかし、自動化してしまえば、動作に問題がない限り誤転記が発生せず、検査も必要なくなります。
その為、自動化が可能な転記はどんどん自動化していきましょう。
実際にあった業務の例として、定型文の雛形をメモ帳で管理しているという事例がありました。定型文のメールを送る際に雛形をメール本文にコピペして、宛名を宛名リストからコピペして送るという手順で処理していたものを、Wordの差し込み文書化した事で、コピペ作業が最低限で済ませられるようになりました。こういった細かい転記をなくしていく事も重要な改善になります。
パターン③：フォーマットなどを活用する
どうしても転記が必要かつ、自動化も難しいという場合には、フォーマットの活用も業務改善の一つの手段です。
例えば、Outlookのメールであればクイックパーツなどの定型文を設定する事で簡単に文章を作成する事ができます。
転記個所が最低限で済むように、最短ルートでフォーマットを呼び出せるような工夫を考えてみましょう。
身近な改善点には、改善方法がたくさんある
今回は、転記作業のムダについてご説明しました。日頃行っている業務は、つい「いつもの事だから」「大した時間ではないから」と、不満があっても改善を後回しにしてしまいがちです。しかし、こういった身近な業務にこそ、たくさんの改善点や改善案が潜んでいるのです。
実際にご自分の作業で思い当たるものがあった方は、さっそく改善に取り組んでみましょう。
