いよいよ仕事納めも目前！今から社内の大掃除の準備中……という方も多いのではないでしょうか。
改善活動としてよく聞くのが「整理・整頓」。社内の倉庫を整理したり、サーバーの内部を整理したり、整理整頓する場所はたくさんあります。
しかし、中には「これはいつか使うかもしれないから……」となかなか捨てられない物も出てきてしまいます。
今回は、そんな社内の整理整頓方法をご紹介します。
整理のコツは「必要最小限」！
社内環境の整理を行ううえで重要なのが、「必要最小限」を意識する事です。つまり、「必要なものだけを残し、不要なものを捨てていく」ことが重要です。
机の中の書類にも、一部「本当に捨てられない物」が入っている事もありますが、中には「使っていないが、心配だから残している」というだけで、捨ててしまっても問題がないものもあります。
こういった物は、残しておいても使わないばかりか、物を探すのに邪魔になってしまったりする事もあります。サーバーの中身や、ローカルフォルダの中身でもそういった物が含まれているのではないでしょうか。
このような、「必要のないもの」は思い切って捨ててしまいましょう。
紙は必要ないが、情報は残しておきたいという場合には、PDFをとって適切なフォルダーに整理して入れるようにすると、場所をとらずに情報を残しておく事が出来ます。
ただし、このPDFデータも入れたら入れっぱなし……になってしまわないように定期的な整理を心がけましょう。
整頓のコツは「分かりやすく並べて管理」！
さて、物が必要最小限になったとしても、場所が決まっておらず色々な所に散らかっていては探すのが大変ですね。そこで必要になるのが「整頓」です。整頓のコツは、「いつの物なのか」が分かるようにきっちり並べていく事です。
例えば、過去データのファイリングなどは、各時期ごとにフォルダーを作り、順になるように並べていきます。また、古くなってもう使用しない物に関しては、必要がなくなった時期に順次廃棄していきます。
後から期限を調べて廃棄をするのは大変ですが、最初から時系列で並べられていれば、どこからどこのデータが必要ないのか一目瞭然です。
物をしっかり管理する事も業務改善の第一歩
今回は、社内環境の整理整頓についてご紹介しました。
ついつい手付かずになってしまいがちな備品やファイルですが、散らかった中から目的のものを探すのにも意外と時間がかかっているもの。
気になっている社内のごちゃごちゃを、この年末に思い切って整理してみましょう。
