さて、前回はテレワークのメリットとデメリットをご紹介しました。では、実際にテレワークを導入するにはどのような準備が必要なのでしょうか。
具体的に必要なものを考えてみましょう。
どこからでも社内にアクセスできる環境
そもそもテレワークの強みは「いつでも、どこでも、自由に仕事をする事が出来る事」。当然ながら、どこからであっても自由に社内にアクセスできる環境が必要になります。
どこからでもアクセスできる環境はテレワークの導入可否にかかわらず重要な改善になります。例えば、社外での打ち合わせの際にデータを社内サーバーに置いてきてしまった！というような経験はありませんか？もし、社外からでも社内サーバーにアクセスする事が出来る環境が整えられていれば、もし忘れてしまったとしてもすぐにデータを取り出す事が出来ます。
これにより、社内の人に連絡をする手間、社内の人がファイルを探して送る時間も削減されます。
セキュリティの対策
社外からのアクセスが可能な環境を整えるにあたり、もう一つ必要になるのが「セキュリティの対策」です。社内のネットワークがオフィス勤務に比べるとオープンになる為、悪意のあるユーザーが入らない様にしっかり対策をする必要があります。
特に、テレワークの場合には個々が好きな場所で働く為、端末やUSBの紛失リスクや、不正なアクセス、ウィルスやマルウェアなどの対策が必要になります。
社内制度の充実
テレワークには技術や業務の準備も必要ですが、制度面での準備も必要です。誰を対象にして行うのか、どのようにして管理をするのかなどを明確に決める必要があります。
通勤が困難である人に対してのみテレワークを認めるという企業も多くありますが、一部の人のみにテレワークの許可をすると不公平感につながってしまうケースも……。
天候の状況や、毎週1、2日は全員テレワークにするなど、明確な決まりを設け、不公平感を出さず、かつ制度を浸透させる為の取り組みが必要になります。
現時点での業務の把握
さて、上記ではテレワークに必要な機材や制度についてお話してきましたが、大前提として、「テレワークで全ての仕事を出来るようにする」事が必要です。一部の業務しかテレワークで行えないのでは、活用も困難。ありとあらゆる業務がリモートで行えるように準備をする必要があります。
リモート化には、業務の洗い出しが必要不可欠です。というのも、業務のリモート化にあたり必要な電子化の準備や施設、システムなども現時点での業務の進め方が分からない事には手配ができません。
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