前回の記事では、残業規制の今後についてご紹介しました。4月から施行される働き方改革関連法案により、残業の時間が規制されます。少ない時間でこれまでの業務をこなすには、生産性の向上が必要不可欠。今回は、残業を解消する為の「生産性向上」の方法をご紹介します。

残業できなくなる=生産性が下がるとは限らない

これまでにも記事ではご紹介してきましたが、残業は「労働出来る時間を増やす」というインプットを増やす側面を持つ一方、様々なデメリットを抱えています。
現在様々な分野でロボットの導入が進められていますが、ロボットと人間の大きな違いは「人間は新しく情報を作る事が出来る事」と、「人間には休養が必要な事」です。
勤務間インターバル制の導入も進められていますが、人間は休みなく勤務をする事は出来ません。必ず適切な休養が必要になります。残業は、働く時間が増えている為に生産性を向上させているようにも感じられますが、実際には休養の不足からダラダラ残業になってしまっている事もあります。また、この残業後の疲労回復に充てる休養をとれないケースも多く、生産性が低い状態が続いてしまい、また残業が発生してしまうというサイクルになってしまっている事もあります。

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生産性の向上には何が必要なのか

では、生産性はどうすれば向上していくのでしょうか。業務の処理をしきれない為に発生してしまっている残業に時間の規制が入ってしまうと、いよいよ業務を処理しきれなくなってしまうのではないかという懸念の声は大きいです。当然ただ時間を減らすだけでは生産性の向上にはつながりません。少ない時間でも、業務に対処できるようにしていく事が必要です。これは、ただ人材を増やすだけで解決される問題ではありません。

生産性を向上させるためには、きっちりとした地盤づくりが重要です。

まずは業務のムダ取りから始めていく必要があります。日常的に意識していない事が多いものの、実は日々の業務の中には様々なムダが潜んでいます。
このムダを排除する事で、まずは業務手順の最適化を図ります。

業務手順が最適化出来たら、今度はこの手順を社内に広める為にマニュアルを整備していきます。日本における仕事の進め方は、「人に仕事をつける」スタイルが一般的ですが、これが業務のブラックボックス化を招いてしまっています。マニュアル化して、誰でもこのマニュアルを見れば業務をこなせるようにしていく事で、業務の属人化を解消していきます。

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いよいよマニュアルが完成したら、今度は社内の人材育成に入ります。こうする事で、繁忙期に他部署からの応援を頼んだり、逆に閑散期に他部署に応援に行ったりという互助関係を構築する事が出来ます。
担当できる人員が増えれば、その分業務にかける時間は少なくて済む為、繁忙期であっても以前より少ない残業時間で業務を処理する事が出来ます。

ただし、1度このサイクルが出来たからといって止めてしまわないようにする必要があります。業務は水物。今は最適な手順であっても、システムの導入や人員の変化によってムダが生じてしまうケースもあります。改善活動は日常業務と考え、この体制が構築できた後もサイクルを維持していく事が重要です。

生産性を向上させるには、根本からの見直しが必要

生産性はある日突然に向上するものではありません。下地を整えて、コツコツと改善を積み重ねていく事でようやく向上していくものです。当然、この下地を作る際には負荷もかかってきます。というのも、日常業務にプラスして改善活動が加わってくる為です。
しかし、真剣に活動に取り組めば必ず成果が表れます。次回は、必ず成果を出す為のコツをご紹介します。

業務改善の答えは担当者自身が持っている