普段何気なく行っている業務・作業の目的を考えたことはありますか？
前任者から引き継いでそのまま行っていませんか？
『何のため』『誰のため』と目的を見直すことで作業の削減や資料の廃止に繋がるケースが多くあります。今回は目的の見直しによる業務改善を考えてみます。
この業務、何のためにやっているんだろう…
毎日仕事に追われていると、なかなか業務の目的を考える時間は少ないと思います。
あらためて業務の把握・整理を行っていくと「何のためにやっているんだろう」と感じることも少なくありません。
そういった「目的が見えない業務」は廃止を検討するのが近道です。
また、「目的が見えない」とまではいかなくとも、目的に自信を持てない業務もあるかと思います。そういった「目的が弱くなっている業務」も廃止を検討してみましょう。
廃止が難しい場合は、簡素化できないか、頻度を減らせないかと考えると改善効果を得やすいです。
誰かが見ている資料。その誰か、本当にいますか？
普段何気なく作成している資料、更新している資料、本当に見ている人はいるでしょうか。
お客様が業務をチャート化してくださった際に、「この資料はどなたが見ていますか？」と聞かせていただく事があります。ほとんどの方が「○○さんが見ていると思います」「△△部の人が見ているはずです」と回答してくださいます。
もうひとつ質問をさせていただきます。「作成や更新を忘れたり、不備があった時に指摘されますか？」そのタイミングで「あ！確かに何も言われないです！」と回答される方が意外に多くいらっしゃいます。
良かれと思って作成していた資料、更新していた資料、最初は確かに必要だったものの、その後使用目的が変わって不要になっているケースやその必要としていた人が異動等でいなくなっているケースがあります。
誰が見ている資料なのか、本当に活用しているのか、見直してみると改善に繋がるかもしれません。
引き継いだ業務は宝の山！かもしれません
目的が弱い業務や、誰も見ていない資料が無かったとうつむく必要はありません。
少し視点を変えて、「前任者から引き継いだ業務」があれば、その業務を見直してみましょう。
前任者が工夫をして改善を進めておられる場合もありますが、その時と今では状況や関係する人が変わっていませんか？
「変わっていること」があれば改善のチャンスです。
今の時点でそもそも必要なのか(必要なければ廃止)、より簡素化できないか、ぜひ見直しをかけてみてください。
ご自身で思っている以上に、身の回りに改善の種がたくさんあります。
