隣の人が日々どういった手順で何を処理しているのか、自信をもって答えられますか？なかなかうまくいかないホワイトカラーの改善。そもそもムダはどこにあるかも分からない。実はホワイトカラーの改善の難しさは「業務が見えない」事。業務の可視化でスムーズな改善を目指しましょう。
業務が見えないって何だろう？
「業務が見える」と言われて、明確なイメージが出来る方は少ないのではないでしょうか？そもそも、「業務が見えない」とはどういった状態を指しているのでしょう。
ホワイトカラーの業務と言えば、毎日PCに向かって黙々と行う作業がほとんど。隣の人が何をしているのか、しっかり把握できているという方はほとんどいらっしゃらないでしょう。「何をしているのかは分からないが、PCに向かって何かをしているから、おそらく何かの仕事をしているのだろう」つまり、誰が何をしているのかが分からない状態なのです。
また、手元にある書類が「誰がいつどのようにして作成し、この後の工程でどこへ行って、どのような役割を果たすのか」を把握できている方も少ないのではないでしょうか。
これは「仕事が見えていない状態」です。「会社内の仕事の流れが分からない」という事が「仕事が見えていない」という事なのです。
可視化は改善第一歩！仕事が見えるとどう変わる？
では、「仕事が見える」状態になるとどう変わるのでしょう？
まず、仕事の流れが把握できるようになると、実は使っていなかった資料や必要がなかった作業が明らかになります。ホワイトカラーの改善を探しにくい理由は、前後の工程が分からない事にあります。もし、作成した書類が、その後使われないままになってしまっていたのであれば、この書類は作らなくても良い書類である可能性があります。
また、他の人が何をしているのかが分からない為に「作成資料の重複」が発生している事もあります。これも、仕事が見えるようになることで資料の共有が可能になり、解消できます。
仕事が見えると様々な改善点や問題点が分かりやすくなり、仕事をよりスムーズに進める為の解決策を考える事が出来るようになるのです。
仕事が見えるとムダが分かる
「業務の可視化」と言われるとイメージがつかみにくいかもしれませんが、「仕事の流れがどうなっているのかが分からない」と言われてみると心当たりのある方も多いかと思います。
ホワイトカラーの業務は特性上流れが分かりにくく、その為、改善点も見つからないという状態になってしまいがちです。業務の可視化を進める事で仕事の流れが分かるようになり、改善出来る箇所も探しやすくなります。自分の仕事が後にどうなっているのかが分かると仕事に対するモチベーションが上がり、改善出来る箇所が見つかる事で仕事をより効率的に進める事が出来るようになっていきます。業務の可視化で、より良い働き方を目指しましょう。
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