業務の都合上、どうしても発生してしまう繁閑の差。
改善活動に取り組んでいる企業で問題になるのが、改善活動と繁忙期が重なってしまう事です。
業務の処理だけで手一杯で、活動に時間を取る事ができない時は一体どうすれば良いのでしょうか。
そもそも、なぜ忙しいのかを明らかにする
忙しさの原因はつまり、問題の根源。改善活動を通して、変えていかなければならない部分でもあります。
忙しいときほど、その元凶がどこにあるのかを探してみることが重要です。「面倒だな」「忙しいな」と感じることをしっかり可視化していくことで改善点が自ずと明らかになっていきます。
その為に、まずは業務記録がおすすめ。一日の業務を30分刻みで記録をするので、どの業務にどのくらいの時間がかかっているのかという実態を明らかにすることができます。
実際に可視化をしてみると、予想外の業務に意外と時間を取られていることも。また、電話や呼び出し、メールなどの中断件数も可視化されるので、こういった中断のせいで業務時間が圧迫されている場合にも業務記録が役立ちます。
「実施時期を変える改善」に要注意
一方で、繁忙期という観点で見ていくと、注意が必要になる改善もあります。
例えば、週1で行っている取りまとめ作業を月1回に集約した場合、これが繁忙期と重なってしまうと、分散されていた負担が繁忙期にのしかかり、かえって負担になってしまうこともあります。残業が発生したり、リードタイムが伸びてしまう可能性もありますので、こういった改善を検討する場合には注意が必要です。
無理をしすぎない事も大事。優先順位をしっかりと
本当に忙しくて余裕がない！という時には、無理にすべてを終わらせようとせずに、一度優先順位を見直してみましょう。
改善活動以上に優先しなくてはならない仕事がある場合には、そちらを優先的に行い、まずは出来る事から終わらせるようにしていきましょう。
改善活動ももちろん重要な仕事の一つですが、業務の時間は有限。何を一番にするべきかを忘れずに、無理をしすぎない様に注意しましょう。
ただし、「忙しい」を免罪符に、活動をしなくなってしまう事には注意が必要です。後回しが習慣化してしまうと、いつまで経っても業務改善は進まなくなってしまいます。
業務の処理で遅れてしまった改善活動は、後から取り戻していきましょう。
改善活動は、忙しいからこそ必要なものです。忙しさに対応できるようになる事で、過剰な労働時間や人手不足といった事への対応策が見えてきます。
忙しい時にこそ、余裕を見つけて現状を見直してみましょう。
