改善活動を妨げる要素はたくさんある！
改善活動！と取り組んだはいいものの、なかなか上手く進まない、定着しない、改善効果が上がらないというケースも多いと思います。改善活動を進めるのもなかなか大変な事。日々の業務に加えて、業務の見直しや、ムダ取り改善を行わなくてはならないので、当然その分の負荷が増えてしまうからです。ただでさえ、長時間労働や仕事の偏りが深刻な日本の労働環境。長時間労働があるから業務を改善したいのに、その業務改善の為に労働時間が伸びてしまう……という問題もあります。
また、折角改善提案を探そうと思っても、ネタが見つからなかったり、実施が困難だったりと、実現出来ないような提案ばかりが出てきてしまい、改善にならないという事も。
こういった問題がある中でも、改善活動を上手く進めていく為にはこの3つの合言葉を覚えておきましょう。
まずは素直にやってみる
業務改善を考える際に、最初に頭の中で計画を立ててから実施に移すという事も多いかと思います。しかし、中には「この業務はやめても大丈夫だろうか……」というような、判別がつきにくい業務も存在します。しかし、「なんの為に行っている業務なのかが分からない」という物に関しては、一度改善をしてみましょう。もし、やめてみたらやっぱり困る事があった、という場合には元のやり方に戻せばよいのです。
改善活動では「シンプルさ」も重要なポイント。判断がつかないものに関しては、まず一度改善を試してみましょう。
過去は問わない
改善提案が出されたはいいものの、これまでの処理手順を見て思わず叱責してしまう。実は、こういった「現在の手順に対して怒ってしまう」というケースは非常に多いのです。しかし、折角ムダがあるから改善しようと思って提案したのに、怒られてしまったのでは改善活動のモチベーションも下がってしまいますよね。当然、続けて提案を出そうという気持ちもなくなってしまいます。
もし、今の手順がとてつもなくムダのある手順であったとしても「誰が決めたのか」「何故そうしていたのか」を問わないようにしましょう。改善活動を行ううえで重要なのは、これまでの手順ではなく、これからの手順です。どうしていたか、ではなく、どう改善していくかを考えていきましょう。
対案なき反対は賛成
改善提案を出すと、それに対して反対意見が出てくる事があります。しかし、ただ批評をするだけでは改善活動も進まなくなってしまいます。先ほども出てきた通り、改善活動で重要なのは「これからどうしていくか」です。この、どうしていくかを考える場で、考えを止めてしまうのではいけません。反対意見が悪いという事ではなく、反対意見を述べる際には「必ず対案を提示する」という事が必要です。もちろん、改善提案も実現されなければ意味のないもの。より効果的なものにしていくにはブラッシュアップも必要です。ただ評論・批評するのではなく、対案を出す事で「業務改善を前に進めていく」という姿勢が重要です。
今年こそは身近な所から業務改善を！
今回は、業務改善の3つの合言葉をご紹介しました。今年こそは、業務のムダを無くして、効率化を目指してみませんか？今すぐできる改善の記事をいくつかピックアップしましたので、今回ご紹介した3つの合言葉を胸に取り組んでみてはいかがでしょうか。
