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会社の規模が大きくなればなるほど負担が増える捺印作業。部下を多く持つ管理職の方で捺印作業を多く抱えていらっしゃる方も多いことかと存じます。
管理職の方々の負担が大きいこともさることながら、現場で捺印を待っているメンバの方々にとっても捺印待ちの時間はストレスなのは容易に想像がつきますね。
そして何より承認業務のリードタイムが長いということは、それだけ会社としての意思決定のスピードが遅いということです。
承認業務の効率化および承認待ちのリードタイム短縮のために本当に必要なことは何なのか。本記事ではその考え方を考察していきます。
シリーズ1回目、2回目で承認業務のリードタイムが縮まらない原因とその弊害について見てきました。
今回、シリーズ3回目では次回最終回に向けて、承認業務を減らすためにその事前作業としてぜひやるべきことを見ていきます。
承認業務を減らす前にやるべきこと
シリーズ1回目で、承認業務のリードタイムが縮まらない最たる原因は承認者の数が多いというところにあるということを見てきました。
読者の皆さんの中には、承認までのリードタイムが長いことは認識しているし、改善もしたいと思っているけれども、確実に業務を遂行するために必要な承認作業を行っているのだから改善は難しい！とお考えの方もいらっしゃるかもしれません。でも、本当にそんなに多くの承認者が必要なのでしょうか？
あまりにも多くの承認者がいる場合、それは間違いなく必要のない承認者が間に挟まっているはずです。そんなハズは無いとおっしゃる方もいらっしゃるかもしれませんが、まずはこの先で述べていることをぜひ実践してみてください。
この問題を解決するためにまず第一にやっていただきたいことは業務の可視化です。「何を、だれが、どのように、どのくらいの頻度で、何のために」行っていることを明確にすることです。これはいわゆる業務の棚卸しと呼ばれるものです。これは承認業務だけでなく、業務改善をするために、まず一番最初にやらなければならないことです。改善の第一歩目は現状把握です。改善とは現状を把握したうえで新しい方法を考えて実践することにより初めて実現できます。現状把握ができていなければ今のやり方を変えてみても、それが本当に改善なのか改悪なのか検証のしようがありません。ですので、まず一歩目として業務を可視化するということを大切にしてください。
※弊社で提供しているHit活動でも活動の初期から業務の棚卸しと業務の可視化を行い、その工程を非常に重要視しています。
承認業務においても業務の棚卸し、業務の可視化はとても重要です。
皆さんの会社では捺印をしている人達は全員、この捺印は何のためにしているのか、なんのためにもらっているのかきちんと把握しているのでしょうか？
業務の棚卸しをしてみて気づくこともたくさんあると思います。あれ？この捺印はなんのためなんだろうか？とか、この部署で確認業務を行っているのに、ここでもまた同じような確認してるけど本当に必要なのだろうか？など。
そういったことの整理のためにもまず一度、きちんと業務の棚卸し、可視化をしてみてください。
そうは言っても膨大な数の業務の棚卸しなんてできないとおっしゃる方もいらっしゃると思います。そして最大の目的は業務を改善していくことですね。そのための準備としての可視化にそこまで時間をかけられないという意見もわからなくはございません。でも、この工程は非常に重要であり、きちんとメンテナンスしていけば未来永劫、御社にとってとても大きな財産となります。
弊社ではHit法を通じて、この業務の可視化ということをサポートしております。もし自社で行うのは難しいという場合は、ぜひ一度弊社までお問い合わせくださいませ。Hit法ではなるべく少ない労力で業務を可視化し、メンテナンスのしやすく分かりやすい図法を用いて皆さんの業務を改革していくお手伝いをさせていただいております。
さて、シリーズ3回目では次回最終回で本稿のメインテーマ、承認業務を減らす（意思決定スピードを速くする）ための事前準備のお話をさせていただきました。
次回はいよいよ、承認業務を減らすためにはどうしたらいいのか具体的な方法論を見ていきます。
