業務改善の一環として求められているのが「ペーパーレス」です。当協会の記事でも、ペーパーレスによる業務改善効果や、PDFを活用したペーパーレスの進め方をご紹介してきました。今回は基本に立ち返って、ペーパーレスを進める事でどういったメリットが得られるのかを考えてみましょう。
紙が無くなると、どこでも仕事が出来るようになる！
日頃の資料の確認は紙で行っているという方も多いのではないでしょうか。書き込みがしやすい、見やすい、使い慣れているので安心するなどの利点は紙ならでは。一方、紙だからこその問題は「その場にいないと確認する事ができない」という点。承認をもらいたい上司が出張中で、業務が止まってしまう……書類をすぐに処理してもらいたいが、社外にいる為担当者に送る事が出来ない……などの紙特有のデメリットも存在します。
紙の場合には、どうしても場所が限られてしまう為、テレワークなどの働き方改革推進の妨げになってしまう事も珍しくはありません。自由な働き方を実現する為には「いつでも」「どこでも」「必要な情報が見られる」事が必要です。
テレワークにはどんなメリットがある？
今話題のテレワークですが、その特徴は「働く場所を自由に選択できる事」です。介護や育児などで自宅から極力離れたくないという方は、在宅勤務をする事ができ、外回りの後など、社内に戻らずに書類の処理をしてしまいたいという方は、サテライトオフィスやネットワーク環境のあるカフェなどから業務を行う事が出来ます。
テレワークを取り入れる事で、働き方がより自由になります。
紙がなくなると、仕事のスピードが速くなる！
先ほど、テレワークについてお話しましたが、テレワークの利点の一つは「どこでも働ける事」。そして、「どこでも働ける」という事は「仕事のスピードが速くなる」という事です。場所を選ばずに即座にやり取りが出来るため、上司の不在の為の承認待ちや会社へ戻ってからの処理などをする必要がなく、最低限の移動や待ち時間で業務を進める事が出来るようになります。
このため、削減された時間を本来の業務に割く事が可能になり、時間外労働の削減にもつながります。
紙が無くなると、コストの削減になる！
以前記事でもご紹介した通り、紙の印刷にかかっている費用や時間は思っているよりも大きいもの。実態のあるドキュメントである以上、処分や保管にもコストがかかってしまいます。国会では、紙の資料の印刷代に年間12億円もかかってしまっているとの事。日常的には1枚2枚の印刷……という印象が強いかもしれませんが、時には10枚程度の資料が何部も必要になったり、ミスプリントを出してしまったりと、いう事もあります。
また、意外と見落としがちなのが「整理整頓のコスト」です。ついつい机の上に紙が山積みになってしまっている……という方も珍しくはないと思います。
データだからといってサーバーやフォルダー内を散らかしたままにしてはいけませんが、紙の場合はPC内部のデータと違い、検索などで探す事ができない為、万が一重要書類がどこかに埋もれて見当たらなくなってしまった場合など、探すのに膨大な時間がかかってしまうケースもあります。
ペーパーレスは様々な面でメリットがある
今回は、ペーパーレスのメリットについてお話しました。様々な点でメリットがある情報の電子化。なかなか取り組みは困難に感じられるかもしれませんが、その効果は非常に大きいものです。まずは身近な書類から電子化を進めてみてはいかがでしょうか。
