業務改善にあたり、作成するのが「改善提案」。おそらく多くの会社で、テンプレートに文章で情報を打ち込んで作成されているかと思います。
ですが、この改善提案書を作成している時に「時間や費用の効果を調べるのが面倒くさい……」「文章にするのが面倒くさい……」といった不満を感じられた方も多いのではないでしょうか。
今回は、この「改善提案」を簡単に作る事が出来るHITの機能をご紹介します。
改善提案は探すのも、作るのも大変！
改善提案書では、現在の問題点や、改善後の状況、コストの比較など、伝えなくてはいけない事項が山ほどあります。ですが、こういった情報、相手に伝わるように説得力のあるものを書こうと思うととても大変。
改善効果についても調べておく必要があったりと、簡単に仕上げられるものではありません。
日常業務をこなしながら、業務時間中にこの改善提案を出すとなると負担も大きいもの。
そのうえ、一生懸命書きあげた改善提案もなかなか承認してもらえなかったり、却下されてしまったりもします。書くのは大変だし、折角書いてもなかなか実施する事が出来ない……となると、業務改善のモチベーションも下がっていってしまいますよね。
HITの改善提案なら誰でも簡単に作成できる！
業務の可視化改善ツールである「HIT」は、業務の改善提案を作成出来る機能も備えています。
この画面が、HITで作成する事が出来る改善提案書の画面になります。
HITの改善提案が書きやすい・伝わりやすい理由
改善前後の比較が一目で分かる！
HITの改善提案書では、改善前の処理手順と改善後の処理手順をチャートで比較して見る事が出来ます。また、現状の作業手順に対してどこに問題点があるのか、そして各問題点をどのように改善するのかも対比してみる事が出来ます。
業務の処理手順が可視化されている分、改善箇所や改善案がシンプルな文章でも十分伝わる事も特徴の一つです。
効果時間を自動で計算してくれる！
HITは、一連の作業時間を入力された情報から自動で算出します。
改善提案書でも、この改善提案を実施する事で年間どれくらいの時間が削減されるのかを自動で計算表示してくれます。
さらに、リードタイムや年間費用も、この改善提案書一枚に書く事が出来ます。
リードタイムは前後比較を手入力する事で節減値を自動計算してくれます。
また、年間費用の項目は、予め単価を設定しておく事で、頻度・数量等を記入するだけで金額を自動計算してくれます。一度単価を設定しておけば、その後は回数や頻度・数量を入力するだけで費用計算が出来る為、改善効果の報告も簡単に行えます。
改善提案の実施難易度も明確に！
業務改善を行う上で、印刷や転記の廃止のようにすぐに出来る改善も出てきますが、中には組織の変更やシステムの導入など実施に時間がかかるものが見つかる事もあります。
HITの改善提案書では、この改善に他部署の協力が必要か、また、実施するにあたりどれくらいの手間がかかるのかを難易度で表す事が出来ます。
これにより、改善提案の採否判断も楽に行う事が出来ます。
改善提案の承認状況が把握できる！
改善提案を出してはみたものの、あれから一体どうなってしまったのかが分からない……という事はありませんか。なかなか承認が下りなかったり、うやむやになってしまったりする事も多い改善提案。折角作成した提案書も、使われないままでは続けて作る気がなくなってしまいますよね。
HITでは、そういった事がないように、承認の状況がすぐにわかるようになっています。
改善提案書の承認は部門長が行いますが、提出されている改善提案書の承認状況は常に誰でも確認出来るようになっています。
その為、改善提案の承認状況が分からない……という事がありません。
また、もし提案の確認が停滞してしまっている場合には、カウンセルから確認を促すアナウンスを行う為、うやむやになってしまう事がありません。
改善提案もHITでらくらく作成！
今回は、HITで作る改善提案書についてご紹介しました。
作成するのも大変な改善提案ですが、HITツールを使えば誰でも、短時間で伝わる改善提案書を作る事が出来ます。
HITを使って、業務の改善をもっとスムーズに行いましょう。
HITについてもっと知りたい方におすすめ！
HITのお問合せは、株式会社システム科学へ
↑HITツールに関する詳細はシステム科学のサイトにてご確認ください↑
