業務改善を進める上で、不安になるのがこの改善にどれくらいの効果があるのかという点。紙の削減や、整理整頓、ちょっとした作業をやめたくらいでは、せいぜい削減されても1分2分程度。本当にこれで日々の業務が良くなるのだろうか……という疑問をお持ちの方も多いでしょう。
しかし、実際に業務改善活動で重要になるのはこういった小さな業務改善。今回は、小さな業務改善とその効果について、数字も交えてご紹介します。
毎日10回、1回15秒のホチキス止めをやめる効果
書類を作成、提出する際にホチキスで止めているという方も多いのではないでしょうか？デスクにホチキスを入れている方であれば、大体この作業は15秒程度で終わるでしょう。
多い会社では1日に100セット以上の書類をホチキス止めする事もあるようですが、1日10セットの場合で考えてみましょう。日あたりの改善効果は2分半。本当に効果があるのでしょうか？ではこれを年間で計算してみましょう。
HitWebでは作業量の見出しをクリックする事で年間での作業時間を表示する事が出来ます。
年間にするとホチキス止めの作業だけで10時間15分。1日の労働時間よりも長い時間がかかっているという事が分かります。体感的には大したロスに感じないにも関わらず、蓄積すると大きなムダになっているのがこういった小さなムダの恐ろしい所。頻度が高い物は特に注意が必要です。
小さな業務改善は他の人にも共有しやすい
今回ご紹介したホチキス止めのような改善は、頻度や対象の書類が違っていたとしても他の人も同じような作業をしている可能性があります。その為、このホチキス止めの削減を他の人の業務にも適応する事で、全社的な改善効果が見込めます。
HIT活動では、このような効果が小さくても、すぐ出来る改善から探していただく事をお勧めしています。これは改善活動をする分の負荷が業務に加算されるので、すぐ出来る改善を実施していく事で活動の負荷を減らしていく為です。
このような小さな改善も、積もり積もると大きな余裕になっていきます。
活動の序盤こそ、細かい改善を実施して余裕を生み出していく事が大事なのです。
5秒10秒を見逃さない。まずは小さな改善から
たとえ数秒の作業であっても、やめられる作業は積極的にやめていきましょう。改善に重要な事は即効性。
まずは今すぐできる小さな改善から探していきましょう。
例えば、こんな改善はいかがでしょうか。
他にも小さな業務改善の例を記事で数多くご紹介しております。ご興味のある方はぜひタグやカテゴリからご覧ください。
より大きな改善を狙いたい！という方は、業務の廃止を狙いましょう。廃止出来る業務の探し方など、業務改善の原則にご興味がおありの方にはこちらの2つの記事がおすすめです。
