Excelファイルが出来たら、今度はWordで雛形を整えていきましょう。
作業自体は簡単です。Excelに記載されている情報を、文章から抜いていくだけです。
これで、雛形も完成。
では、いよいよExcelに記載されている情報をWordに紐づけていきます。
画面上部にある、差し込み文書のタブをクリックし、宛先の選択を選びます。すると、使用するリストの選択を求められます。
今回は、すでにExcelのリストが存在している為、既存のリストを使用を選びましょう。
「既存のリストを使用を選ぶと、リストのファイルを求められます。
先ほど作成したExcelファイルを選びます。
ファイルを選び終わると、今度は参照するシートを聞かれます。複数のシートがあるブックの場合は、目的のシートを選択します。今の例では、シートは1つしかない為、Sheet1を選択しましょう。
「先頭行をタイトル行として使用」は、デフォルトではチェックが入っています。お好みで調整してください。
OKを押すと、ウィンドウが閉じます。見た目では何も変化がありませんが、今の操作をする事で、Word側でExcelのデータを取り込む準備ができました。
ここまで来たら、あともうひとふんばり。それぞれの情報を入れる場所をWordで設定していきます。
それではさっそく開催回数から入れていきます。
まずは、カーソルを差し込みたい場所に合わせましょう。
カーソルをあわせたまま、メニューバーの差し込みフィールドを挿入をクリックします。
ここに表示されている項目が、先ほどのExcelで作成したリストの見出し部分になります。分かりやすい項目になっていると、フィールドの挿入作業が楽です。
先ほどの個所に差し込まれる内容は開催回数なので、これを選択します。クリックすると、≪開催回数≫が差し込まれます。
今表示されているのはこの個所に差し込まれる情報なので、このように項目の名前が表示されます。
表示の切り替え方法は後程ご説明しますので、引き続き差し込みを続けていきましょう。
それでは、実際のデータを差し込んだ文章に表示を切り替えてみましょう。上のメニューバーにある、結果のプレビューをクリックします。
これをクリックすると、先ほど入力していた日付などの情報が自動で読み込まれます。
差し込みして表示されました。先ほどのExcelの内容が入力された文章になっていますが、日付の表示がおかしくなってしまっていますね。修正をするには、Word側で書式の設定が必要になります。
実際にやっていきましょう。
