身近な業務改善は意外なところに潜んでいるもの。今回はよくある事務作業の改善点をまとめてご紹介します。皆様の会社にも、こんなムダありませんか？日頃の業務改善を行うためのチェックリストとしてぜひご利用ください！
①印刷が多い
多くの企業で登場するのが紙。紙で資料を確認したり、印刷して保管をしたり、紙で有給申請を行ったりなど、様々な事務作業で紙が出てきます。
紙の印刷はほんの一瞬……と思ってしまいがちですが、この一瞬が積み重なると何時間もの業務になっている事が多々あります。また、保管の為のファイリングや廃棄の為のシュレッダー。シュレッダーのごみ取り……など、紙を印刷している事による業務がいくつか発生しているケースもあります。どうしても紙が必要なケースもありますが、必要でない紙を使っている場合には、やめていく事も身近な業務改善の1つです。
②出席理由が低い会議に出ている
業務中に参加している会議の中で、特に重要ではないものや、後で資料だけ貰えれば十分な会議がないでしょうか。会議にかかる時間は長くなりやすく、1時間、2時間とかかってしまうケースも多くあります。しかし、この1時間2時間がムダな時間になってしまっていたら、勿体ないですよね。
会議に出席するだけで全く発言をしていない場合や、最終的な決定または資料だけ受け取れれば十分というケースであれば、会議の参加メンバーを見直してみるという事も必要です。
③コピペや転記が多い
業務中によくあるのが、コピペや転記といった作業。しかしこの転記作業、面倒なうえに全く同じ情報を写す必要がある為、転記後に確認をしたり修正をする作業が必要になります。
ケースにもよりますが、Excelであれば関数やマクロで自動化する事が出来る場合もあります。または、そもそも1つのドキュメントで管理出来るようにする事で転記作業自体を無くしてしまうという改善も可能です。
④不適切なレイアウト
会社内の物の置き場や、倉庫、机の整理状況の確認も重要です。頻繁に使うものが置かれているのに、格納場所が遠かったり分かりづらかったりする場合は要チェックです。
また、物の格納場所だけでなく、データの格納場所にも注意が必要です。
データを探すのに時間がかかっていたり、似たようなファイルが沢山存在していたりなどしないか確認してみましょう。
⑤整理されていないメール
メールの受信ボックスがごちゃごちゃになってしまっている……つい大事なメールを見落としてしまう……そんなお悩みを抱えられている方も多いかと思います。
何となく登録したはいいものの実はあまり見ておらず、配信停止にするのも面倒でそのままになっているメールマガジンや、特に確認する必要がないCCメールなど、受け取る必要がないメールというのも意外と沢山あるもの。
こういった、何となく受け取ってしまっている不要メールは、本来確認しなければならない重要なメールを見落とす原因になってしまいます。
見落としがあった為に対応に時間がかかってしまったり、目的のメールを探すのに時間がかかってしまったりするので、不要なメールの受信はどんどんやめていきましょう。
⑥ショートカットキーを活用していない
コピーや切り取り、貼り付け、ファイル名の編集等を右クリックメニューで行っていませんか？こういった細かい作業も積もり積もれば意外と大きなロスになります。ショートカットキーを習得して、作業をもっと効率化していきましょう。
⑦毎日使うアプリを手動で起動している
いつも使うメールアプリやブラウザを手動で起動していませんか？こういった起動待ちの時間もロスの一つ。Windowsはアプリの自動起動が可能なので、設定して手動での起動時間を減らしていきましょう。
実際のやり方はこちらの記事がおすすめです。
⑧漢字変換が最適化されていない
文章をPCに入力する際、単語がデフォルトの辞書に登録されていない事がたまにあります。頻繁に入力する単語であるにも関わらず、一文字ずつ入力したりしていませんか？こういった細かい作業もやはりロス。
単語登録機能でよく使う単語を登録して、文章作成をスムーズに行いましょう。
⑨目的が分からない業務
人に引き継がれていくうちに目的が不明瞭になっていく事はよくあります。現役の業務が、既に必要が無い業務になっている事もしばしば。
その為、何の為に行っているのか分からない業務は一度見直してみましょう。「辞めたら何か問題が起こりそうで怖いから」で続けてしまうと、いつまでも不要業務が残ってしまう事もあるので、思い切って辞めてみる勇気も必要です。もし、辞めてみて問題があるようであれば再開すればいいのです。
⑩不適切な役割分担
昔の部署で担当していた業務がずっとくっついてしまっていたり、なんでも屋になってしまっていたりする人も多いでしょう。こういった不適切な役割分担は大きなロスになっている事も。
特に、問い合わせを受けて別の部署に流す等のハブ系の業務は要注意。中継すればするほどロスになってしまうので、直接目的の人に情報が伝わるように変えていく事で改善になります。
また、なんでも屋の方に多いのが、何かと問い合わせが多すぎて自身の本来の業務が中断されてしまっている等のケース。こちらも中断はロスに繋がりますので、役割分担の見直し等をしていくと改善になります。
役割分担の改善は、全社的に見た時に時間的な改善効果が出るかという事が重要なポイントです。
ムダは、身近な所にたくさん潜んでいる
今回は身近なムダを5種類ご紹介しました。色々な所に潜んでいるムダ。「ちょっとした事だから……」と、ついつい見逃してしまいがちなムダですが、これを改善していく事も業務改善の重要な一歩。思い当たる業務が見つかった方は、さっそく改善に取り組んでみましょう。
